Idealna sala konferencyjna, czyli jaka?

Przygotowując konferencję, szkolenie lub inny duży event dla pracowników bądź zaproszonych gości, w pierwszej kolejności szukamy odpowiedniego miejsca na organizację wydarzenia. Co należy brać pod uwagę w ocenie dostępnych Sali konferencyjnych, żeby mieć pewność dobrego wyboru?

Przede wszystkim lokalizacja

Kluczową kwestią jest to, gdzie mieści się dana sala konferencyjna – nie ma tutaj znaczenia, czy organizujemy spotkanie pracowników firmy, czy może konferencję, na którą ściągać będą goście z innych miast lub nawet krajów. Co należy rozumieć przez dobrą lokalizację? Przede wszystkim dobra lokalizacja to miejsce, do którego gościom będzie łatwo się dostać różnymi środkami transportu. Jeśli do wybory mam obiekt położony w centrum dużego, dobrze skomunikowanego miasta oraz obiekt położony z dala od największych węzłów komunikacyjnych, to pierwsza z tych dwóch opcji będzie zdecydowanie lepszym wyborem. Wyjątek może stanowić sytuacja, jeśli zapewniamy uczestnikom transport – np. w przypadku konferencji firmowych, kiedy wszyscy pracownicy wyruszają na spotkanie z jednego punktu. Druga kwestia związana z lokalizacją to oczywiście jej prestiż. Warto pamiętać, że od renomy miejsca w dużej mierze zależy odbiór organizowanego spotkania. Sale konferencyjne mieszczące się w obiektach blisko centrum to zazwyczaj najlepsze miejsca na organizację eventu i jednocześnie najbardziej oblegane – należy pamiętać, żeby dokonywać rezerwacji z dużym wyprzedzeniem.

Odpowiednia wielkość

Drugą istotną kwestią, którą powinniśmy się kierować w wyborze Sali konferencyjnej, jest jej wielkość. -Powinna ona być adekwatna do ilości zaproszonych gości – mówi przedstawiciel hotelu Royal - każdy z nich powinien otrzymać własne miejsce siedzące, niedopuszczalne jest, żeby ilość miejsc siedzących była mniejsza, niż liczba gości. Oczywiście należy brać pod uwagę, że w Sali powinno się znaleźć dość miejsca dla osób prowadzących oraz występujących w czasie konferencji, a także wykorzystanego w celu jej przeprowadzenia sprzętu. Należy unikać ścisku, gdyż w dużej mierze odbije się to komforcie zaproszonych uczestników wydarzenia.

Wyposażenie obiektu

Ostatnia z istotnych kwestii to wyposażenie Sali konferencyjnej. Należy pamiętać, że nie każdy obiekt posiada własny sprzęt audiowizualny – głośniki, mikrofony, rzutniki - niekiedy trzeba będzie zorganizować go oddzielnie u specjalnych firm. Warto jednak pamiętać o niektórych rozwiązaniach, które wpływają na komfort zaproszonych gości, np. klimatyzacji, która w dzisiejszych czasach stała się już standardem w tego typu obiektach.