Jak wybrać dobre oprogramowanie ERP dla firmy?

Systemy ERP (enterprise resource planning) to systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa, inaczej nazywane systemami zaawansowanego zarządzania zasobami. Systemy ERP składają się zwykle z wielu modułów, a by ich integracja była możliwa, odbywa się duplikacja informacji. Dla osoby, która pierwszy raz spotyka się z tematem, może to brzmieć nieco skomplikowanie - ale my w naszym artykule postaramy się zagadnienie wyjaśnić. Omówimy, co wchodzi w skład systemów ERP oraz w jaki sposób wybrać najlepszy system dla naszej firmy.

Podstawy systemów ERP

Podstawowy element systemu ERP to baza danych, która zazwyczaj wspólna dla wszystkich modułów, które obejmują wiele różnych obszarów. Moduły wybieramy w zależnie od potrzeb naszej firmy. System może na przykład zarządzać magazynowaniem, zapasami i śledzić realizowane dostawy. Inny obszar to finanse i księgowość, marketing i sprzedaż, czy zarządzanie zasobami ludzkimi, a więc płace, kadry, działalność działu HR. Przykład: średniej wielkości firma, która zajmuje się budownictwem, może potrzebować zarządzania magazynowaniem i zapasami, ale nie będzie już potrzebowała modułu śledzącego realizowane dostawy, ponieważ zakupione materiały nie trafią do klienta jako produkt, a zostaną wykorzystane do wzniesienia konstrukcji. Firmie budowlanej, która nie zatrudnia wielu osób, nie będą z zasady potrzebni specjaliści od HR, więc system ERP nie będzie obejmował tego działu - systemy ERP powinny być bardzo elastyczne a obsługa intuicyjna.

Od czego zacząć wybieranie systemu ERP?

Zastanawiamy się nad wdrożeniem systemu ERP do naszej firmy, ponieważ liczymy, że przyniesie on pewne korzyści. Zależy nam na tym, by był maksymalnie dostosowany do naszych potrzeb, dlatego w pierwszej kolejności musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie to korzyści chcemy osiągnąć? Kolejne pytania dotyczą budżetu, funkcjonalności, planowanego wdrożenia systemu i co planujemy zrobić, co się wydarzy, kiedy wdrażanie systemu będzie już zakończone.

Nasz ogólny cel jest zwykle taki sam: zależy nam na uporządkowaniu pracy firmy, by w przyszłości przyniosło to korzyści finansowe. Jednym z najczęstszych powodów, które motywują przedsiębiorców do wdrożenia systemu ERP, jest chęć uporządkowania dokumentacji - mówi nam przedstawiciel firmy RedTulip Software z siedzibą w Warszawie.

Przykład: pracownicy zapisują ważne dane, efekty swojej pracy, w arkuszach kalkulacyjnych. Każdy pracownik ma swoje stanowisko i pracuje na swoim pliku. Nie wiadomo, u którego z nich dany plik jest najbardziej aktualny, przez co często powstaje chaos. W systemie ERP wszyscy pracownicy będą działali na wspólnych danych, dzięki czemu wszystkie wprowadzone zmiany będą widoczne dla każdego od razu. Podobne przykłady można mnożyć.

Jakiej funkcjonalności potrzebujemy?

Systemy ERP dostępne na rynku znacznie się od siebie różnią, ponieważ każdy producent ma swoją wizję budowania i rozwoju systemu wg własnej wizji. Kiedy już odpowiemy sobie na pytania, jakich funkcjonalności potrzebujemy, upewnijmy się, że system, który nas zainteresował, może nam je zapewnić. Niektóre systemy są też szybko rozbudowywane w danym kierunku, o czym zostaniemy poinformowani. Przykład? W systemie ERP nie ma modułu, który obejmowałby zarządzanie własną flotą samochodów dostawczych. Nie powinno nas to od razu zniechęcać, ponieważ być może wystarczy aktualizacja systemu i interesujący nas moduł będzie dostępny. Zdarza się także, że nasza firma musi sprostać specyficznym i niestandardowym wymaganiom branżowym. Wtedy należy upewnić się, czy oprogramowanie systemu ERP da radę tym wymaganiom sprostać. Na sam koniec pomówmy o sprawdzonych rozwiązaniach. Jeśli stawiamy na rozwiązania sprawdzone przez lata, które w naszej branży zostały wdrożone już wielokrotnie, możemy śmiało je wykorzystać. Jeśli natomiast interesuje nas przewaga konkurencyjna i innowacyjność, powinniśmy skonsultować nasze pomysły z fachowcem.