Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to jedna z istotnych kwestii stanowiących podstawę sprawnego funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Często to właśnie od tego, w jaki sposób są one przekazywane, zależy skuteczność codziennych działań i podejmowanych decyzji. Dlatego w dobie pracy zdalnej oraz postępu technologicznego, wiele przedsiębiorstw decyduje się na wykorzystanie narzędzi, które porządkują i usprawniają różnego rodzaju procesy. Zalicza się do nich elektroniczny obieg dokumentów. Na czym dokładnie on polega? Podpowiadamy.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to zautomatyzowany proces zarządzania wszelkimi formalnościami w ramach konkretnej organizacji. Obejmuje on zbiory procedur, ale też specjalnie przystosowane do tego celu systemy informatyczne. Dzięki temu ułatwia standaryzację tworzenia, przekazywania, a także przechowywania plików cyfrowych. W jego ramach zachodzi również digitalizacja trafiających do przedsiębiorstwa w formie papierowej faktur, umów czy kontraktów. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów znacznie przyśpiesza realizowanie zadań w całej organizacji.

Systemy EOD pozwalają na przypisywanie konkretnych czynności do użytkowników i możliwość systematycznego monitorowania postępu prac zespołu. W mechanizmach opartych na workflow wykorzystuje się powiadomienia elektroniczne. Przekazują one zainteresowanym osobom bieżące statusy dokumentów, a także przypominają o konieczności podjęcia określonych działań. Przydatnym narzędziem jest też podpis elektroniczny.

Jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów?

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystywane są obecnie przez wiele firm działających w różnych sektorach ze względu na szereg zalet, jakie oferuje to rozwiązanie. Przekładają się one nie tylko na oszczędność czasu i środków, ale także skuteczność podejmowania decyzji i sprawny obieg danych w przedsiębiorstwie. Wśród zalet tego narzędzia można wymienić usprawnioną komunikację. Systemy oparte o workflow pozwalają szybciej i łatwiej znaleźć potrzebne umowy, faktury czy kontrakty. Dzięki nim za pośrednictwem specjalnych narzędzi lub poczty elektronicznej można wysyłać dane zarówno współpracownikom, jak i klientom czy kontrahentom, bez konieczności przekazywania ich przesyłką pocztową, lub kurierską.

Korzystając z EOD, zmniejszamy ryzyko ludzkich błędów, które wynikają przede wszystkim z ręcznego wprowadzania danych. Procesy automatyzacji lub standaryzacji tworzenia, akceptacji czy importowania do systemu poszczególnych treści, mogą być już w ramach takiego programu opracowane. Mimo to dostęp do dokumentów i możliwość tworzenia innych ścieżek obiegu i akceptacji dla każdej z firm jest elastyczny.

Wdrożenie EOD przynosi wiele korzyści zarówno dużym, jak i małym firmom działającym w różnych branżach. Warto jednak pamiętać, że wdrożeniu tego systemu czasami muszą towarzyszyć zmiany w sposobie funkcjonowania biznesu. Dlatego przed podjęciem decyzji o jego zastosowaniu, warto przeanalizować strukturę przedsiębiorstwa, jego stan i hierarchię, aby łatwiej nam było przenieść formalności do EOD.