Wirtualny sekretariat - co to takiego?

Rozkwit firmy to także rosnące obszary odpowiedzialności. Prace biurowe i administracyjne zaczynają zajmować coraz większą część codziennych zadań, co negatywnie wpływa na prowadzenie biznesu. Pomóc może wirtualny sekretariat. W najszerszej wersji taka usługa przejmuje nawet wszystkie zadania biurowe. Co to właściwie jest wirtualny sekretariat i kiedy warto z niego skorzystać? 

Jakie są zalety wirtualnego sekretariatu? 

Wirtualny sekretariat wspiera przedsiębiorcę w pracach biurowych, a w niektórych przypadkach przejmuje je całkowicie. Outsourcing czasochłonnych czynności pozwala skupić się na podstawowej działalności. Profesjonalni dostawcy usługi zatrudniają doświadczonych i przeszkolonych pracowników, wrażliwych na powierzone zadania. Dzięki ich wsparciu firma zyskuje pozytywny wizerunek. Zarówno Klienci, jak i partnerzy biznesowi doceniają łatwość kontaktu z wirtualnym sekretariatem.   Biura często mieszczą się w centrach biznesowych lub pracują w trybie home office. Pozwala to na ograniczenie kosztów i rozszerzenie oferty o szereg usług.

Kto korzysta z wirtualnego sekretariatu? 

Korzystanie z wirtualnego sekretariatu nie ma prawie żadnych ograniczeń. Serwis przeznaczony jest dla przedsiębiorców, freelancerów, stowarzyszeń oraz osób prywatnych. Małe i średnie firmy korzystają z doświadczenia i kontaktów dostawcy, podczas gdy duże mogą zaoszczędzić na kosztach nawet całych działów. Dzięki elastycznym warunkom umowy i rozliczeniom opartym na rzeczywistym wykorzystaniu wirtualna sekretarka jest opłacalna, ponieważ firma oszczędza na kosztach zatrudnienia. Ogranicza także wysiłek związany z odbieraniem rozpraszających rozmów i podobnych czynności biurowych.

Jakie kryteria wziąć pod uwagę wybierając wirtualny sekretariat?

Dobrą praktyką jest, jeśli usługodawca otwarcie komunikuje ceny usług. Pozwala to uniknąć strat z powodu ukrytych kosztów. Dobrze, kiedy można rozszerzyć powierzone zadania o dodatkowe czynności, takie jak obsługa księgowa lub kadrowo-płacowa.  Klienci wirtualnego biura Business Support Service mogą ponadto liczyć na pomoc przy rejestracji spółki, a także wynająć salę konferencyjną. To ważne, ponieważ wirtualny sekretariat powinien dać się łatwo rozbudowywać i dopasować do potrzeb rozwijającej się działalności firmy.