Cechy dobrej sali konferencyjnej

Dobra sala konferencyjna może mieć wpływ na sukces spotkania, które się w niej odbywa. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na kilka istotnych cech, jakie powinna mieć, aby spośród bogatej oferty konferencyjnej wybrać tę, która najlepiej sprawdzi się podczas organizowanego przez nas spotkania. Na co więc zwrócić uwagę podczas wyboru sali konferencyjnej?

Jedną z najważniejszych cech sali jest jej powierzchnia użytkowa i liczba miejsc siedzących. Wybierając salę, musimy mieć na uwadze liczbę osób, którą chcemy zaprosić na konferencję.- Jak mówią pracownicy szczecińskiego hotelu Vulcan: zbyt mała sala i stojące miejsca podczas długich przemów czy szkoleń nie będą dobrze świadczyć o naszym profesjonalizmie i trosce o uczestników. Dodatkowo w takiej sytuacji zaproszeni goście mogą poczuć się zlekceważeni i przedwcześnie opuścić spotkanie.

Dlaczego ważna jest odpowiednia lokalizacja sali?

Kolejną kwestią jest wybór dogodnej lokalizacji. Najlepiej gdyby sala konferencyjna, którą chcemy wynająć, była w niedalekiej odległości od siedziby firmy czy centrum miasta. Dojazd w odległe miejsce może zniechęcić zaproszonych uczestników do przyjazdu. Inaczej wygląda sytuacja, jeśli organizujemy konferencję kilkudniową i zapewniamy gościom nocleg. W takim wypadku możemy pokusić się o wybór dalszej i bardziej atrakcyjnej lokalizacji. Pamiętajmy również, że nieopodal sali powinien być odpowiednio duży parking, tak by goście mogli swobodnie zostawić auta.

Zaplecze gastronomiczne i profesjonalne wyposażenie

Jako że konferencje zazwyczaj trwają długie godziny, zadbajmy o to, aby w okolicy było odpowiednie zaplecze gastronomiczne. W niedalekiej odległości powinny się znaleźć restauracje i kawiarnie. Jeśli nie ma takiej możliwości, zadbajmy o firmę cateringową, która przygotuje poczęstunek dla zaproszonych gości. Należy pamiętać, aby goście podczas przerwy mogli zjeść posiłek i napić się ciepłej kawy lub herbaty. Dlatego też najbardziej odpowiednie sale konferencyjne będą znajdować się w hotelach lub kompleksach wypoczynkowych, w których są kawiarnie i restauracje. 

Oczywiście dobra sala konferencyjna powinna być wyposażona w nowoczesne urządzenia, takie jak projektor, rzutnik, odpowiednie nagłośnienie, ekran oraz stały dostęp do Wi-Fi. Są to niezbędne elementy, które pozwolą na długie spotkania w optymalnych warunkach. Dodatkowo zwróćmy uwagę na to, czy krzesła, które znajdują się w sali, są wygodne i komfortowe oraz czy istnieje możliwość dostawienia stołów lub biurek w zależności od potrzeb i tematyki konferencji.