Czy prowadząc własną firmę, powinniśmy korzystać z pomocy biura rachunkowego?

Jedną z najważniejszych decyzji, jaką musi podjąć każdy przedsiębiorca, jest wybór sposobu prowadzenia księgowości. Zanim jednak go dokonamy musimy zapamiętać, że to przedsiębiorca zawsze odpowiada za swoje rozliczenia, niezależnie od tego, czy dokonuje ich samodzielnie, czy też przy czyjejś pomocy. Księgowość to wszystkie formalności, jakie każdy przedsiębiorca musi spełnić w związku z rozliczaniem podatków, a także inne obowiązki na rzecz organów państwa. Zaliczamy do nich obliczanie podatku dochodowego i VAT-u, obowiązki względem ZUS-u, a także sporządzanie dokumentacji, przechowywanie jej oraz przedstawianie urzędnikom w razie potrzeby. W zależności od formy i sposobu opodatkowania, przedsiębiorca musi sam lub przy pomocy biura rachunkowego (np. e-Tax):

• prowadzić pełną ewidencję, między innymi: przychodów, rozchodów, zakupów i księgi rachunkowe,
• robić spisy z natury,
• wpłacać zaliczki na podatek dochodowy,
• wystawiać faktury i rozliczać te, które sam otrzyma (podatnicy VAT),
• składać deklaracje (PIT, CIT, VAT i inne).

Ze względu na wielkość firmy i skalę działalności, a także sposób rozliczeń się z państwem, możemy wybrać samodzielne prowadzenie księgowości lub przekazać ten obowiązek do biura rachunkowego. Każdy przedsiębiorca ma możliwość, aby prowadzić księgowość swojej firmy na własną rękę. Nie wymaga to specjalnych pozwoleń czy certyfikatów. Rozwiązanie to jest optymalne dla osób, które przy własnej działalności przeprowadzają niewiele transakcji w ciągu miesiąca oraz mają prawo do ryczałtowych form opodatkowania. Przy prowadzeniu własnej księgowości przedsiębiorcy mogą korzystać z e-księgowości. Pod tym pojęciem kryją się dwa rozwiązania. Można korzystać z usług biura rachunkowego, ale ograniczając się tylko do drogi elektronicznej i przekazując dokumenty przez kuriera. Można też samodzielnie prowadzić księgowość i rozliczenia podatkowe za pomocą portalu internetowego lub programu do księgowości. Samodzielne prowadzenie księgowości pozwala obniżyć koszty związane z rozliczeniami. Niestety wymaga to od nas poświęcenia czasu na przeprowadzanie rozliczeń i naukę obsługi programu. Musimy także poznać wszystkie zasady obowiązujące w poszczególnych podatkach oraz pilnować terminów. Firmy i osoby, które nie chcą same wykonywać rozliczeń, a jednocześnie nie widzą potrzeby zatrudniania własnej księgowej, powinny skorzystać z usług biura rachunkowego (np. e-Tax). W pierwszej kolejności należy zawrzeć umowę pomiędzy podatnikiem a biurem, w której określone będą terminy przekazywania dokumentów, prawa i obowiązki zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego, a także kary umowne (gdyby jedna ze stron zaniechała swoich obowiązków) i warunki wynagrodzenia. Zanim przedsiębiorca podpisze taką umowę, musi się upewnić czy pracownicy biura posiadają certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Skorzystanie z usług biura rachunkowego daje nam możliwość skupienia się na prowadzeniu firmy. Koszty związane z usługą wykonywaną przez biuro nie są wielkie, musimy jednak pamiętać o dobrym sformułowaniu umowy, żeby uniknąć różnych problemów. Zaletą korzystania z usług biura rachunkowego jest również fakt, że nawet jeśli osoba prowadząca nasze rachunki wybierze się na urlop, to ktoś ją automatycznie zastąpi i nie będziemy się musieli o nic martwić. Osoba, która uważa, że wie jak wypełnić obowiązki podatkowe i rachunkowe, może prowadzić księgowość sama lub wspomóc się e-księgowością. Natomiast firmy i osoby, które wolą skupić się na swoim biznesie, powinny skorzystać z usług biura rachunkowego.