Akta cyfrowe Przedsiębiorca
19 sierpnia 2019

Główne zalety akt cyfrowych

Możliwość prowadzenia przez przedsiębiorców akt przede wszystkim w formie cyfrowej (która wcześniej mogła stanowić jedynie wygodniejszą w obsłudze kopię akt papierowych) istnieje w polskim prawie zaledwie od kilku miesięcy. Firmy, zwłaszcza te większe, z utęsknieniem czekały na wprowadzenie zezwalającej na to ustawy już wiele lat. Niektórzy wciąż jeszcze jednak nie zdają sobie sprawy z tego, że już można posługiwać się cyfrowymi dokumentami. Warto zastanowić się nad wdrożeniem w firmie systemu do zarządzania treścią przedsiębiorstwa i archiwizacji, które dodatkowo pomoże w usprawnieniu i wyklarowaniu procesów w firmie. Jednym z takich narzędzi jest sprawdzony na rynku system d.3ecm firmy d.velop. Jakie płyną z tego korzyści? I jakie są najważniejsze korzyści z wprowadzenia akt cyfrowych firmie? Dowiesz się czytając poniższy artykuł.

Jedną z kluczowych zalet akt cyfrowych jest brak konieczności ich składowania w formie papierowej. Jeśli w przedsiębiorstwie każdego dnia w obiegu znajduje się sporo dokumentów wymagających archiwizacji, z czasem potrzebne może się stać wydzielenie osobnego pomieszczenia do przechowywania segregatorów, teczek czy całych pudeł lub regałów wypełnionych papierami. Niektóre podmioty zatrudniają wręcz etatowych pracowników, których podstawowym zadaniem jest obsługa tego rodzaju zbiorów! System taki jak np. d.3ecm jest centralnym miejscem przechowywania wszystkich informacji i dokumentów w Twojej firmie. Zapewnia długoterminową dostępność i dzięki swojej strukturze pliku cyfrowego zapewnia przejrzysty i szybki wgląd. Akta cyfrowe łączą dokumenty i pliki (również takie jak zdjęcia czy filmy), ze względu na ich funkcję i przynależność do siebie. W rezultacie można znaleźć wszystkie potrzebne informacje w teczkach dokumentacji klienta, dokumentacji zakupu lub zamówienia, dokumentacji kadrowej, etc. jak również dokumenty dotyczące projektów lub zasobów (budynki, pojazdy, maszyny itp.). Możesz użyć schematu akt cyfrowych d.3, aby skonfigurować dokumentację cyfrową jako model treści dla całej firmy, który możesz następnie dostosować do potrzeb swojej organizacji.

Sprawne wyszukiwanie

Znalezienie odpowiedniego folderu – choćby tylko w celu jego uzupełnienia, tak by wszystkie dokumenty tyczące danej osoby czy sprawy znalazły się w jednym miejscu – w warunkach archiwum papierowego nie należy do zadań łatwych. Problem ten praktycznie nie istnieje w przypadku akt cyfrowych, których przeczesywanie trwa maksymalnie parę sekund. Codzienne zadania wymagają od pracowników dostarczania szerokiej gamy informacji dostępnych w różnych formach. Lokalizowanie i dostarczanie informacji jest głównym zadaniem każdego systemu informacyjnego, a użytkownicy chcą być w stanie uzyskać informacje tak wydajnie, jak to tylko możliwe. d.3ecm pomaga wyszukiwać informacje na wiele sposobów. Każdy dokument lub dokumentacja w d.3ecm została przypisana do różnych istotnych metadanych. Te metadane umożliwiają użytkownikom wyszukiwanie informacji w sposób uporządkowany. Oprócz przeszukiwania metadanych, d.3ecm oferuje możliwość przeszukiwania zawartości samego pliku jak i metadanych, podobnie jak wyszukiwanie w „Google”.

Przejrzysty obieg informacji

Nie jest też kłopotliwe wykonanie w razie potrzeby ewentualnego przekazania wybranym osobom lub działom odpowiednich dokumentów– wszystko odbyć się może np. drogą mailową lub za pomocą zdefiniowanego procesu w systemie. Jak na dłoni widać, że sprawna obsługa cyfrowego archiwum nie zajmuje wiele czasu, nie jest więc też dla przedsiębiorstwa aż takim obciążeniem kosztowym, a zasoby ludzkie dedykowane dotychczas tej pracy mogą zostać lepiej spożytkowane z uwzględnieniem bieżących, realnych potrzeb firmy. Droga do informacji i dokumentów powinna być jak najkrótsza i najłatwiejsza. Dzięki naszym produktom możesz łatwo przeciągać i upuszczać wiadomości e-mail i załączniki, lub uzyskać dostęp do d.3ecm bezpośrednio z aplikacji biurowej. Nawet w podróży możesz uzyskać dostęp do systemu za pomocą naszego rozwiązania mobilnego. Odpowiedni plik cyfrowy można również wyświetlić bezpośrednio z systemu CRM lub ERP i zapisać go w nim.

Bezpieczeństwo danych

Oprócz usprawnienia obiegu dokumentów i związanych z tym wymiernych oszczędności czasowo-finansowych prowadzenie akt cyfrowych wiąże się również ze zwiększeniem ich bezpieczeństwa. I chodzi tu o ochronę zarówno przed dostaniem się w ręce osób niepożądanych, jak i przed zniszczeniem w wyniku zdarzeń losowych takich jak pożar czy zalanie – a także wskutek upływającego czasu, który odciska swe piętno na gorszej jakości fizycznych nośnikach papierowych. System posiada rozwiązania zezwalające na dostęp do poszczególnych baz jedynie uprawnionym do tego osobom – przy czym osoby te mogą znajdować się w praktycznie dowolnym miejscu na świecie, co stanowi kolejną korzyść. Oferujemy standardowe adaptery do wiodących systemów pamięci masowej. Nasz system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie d.3ecm jest regularnie certyfikowany zgodnie ze standardem PS 880. Nowoczesne systemy pamięci masowej z twardym dyskiem oferują taką samą ochronę przed zapisem, jak optyczne nośniki danych. Za pomocą menedżera pamięci d.ecs system d.3ecm jest wyposażony w standardowe adaptery do kilkunastu wiodących systemów pamięci masowej, od Silent Cubes po NetApp. Metadane są przechowywane w bazie danych SQL prowadząc cache dzięki czemu system jest wydajniejszy i pozwala na szybki i bezpieczny dostęp. Oferujemy różne opcje szyfrowania, aby zabezpieczyć bezpieczną komunikację między serwerem d.3, a komputerami klienckimi.

Cyfryzacja papierowych teczek

Na koniec warto wspomnieć, że zalety akt cyfrowych w pełni docenić mogą również te przedsiębiorstwa, które do tej pory prowadziły wyłącznie dokumentację papierową. Jej digitalizacja nie jest bowiem zadaniem aż tak karkołomnym, jak mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać, jeśli zdecydujemy się na powierzenie go profesjonalistom, takim jak choćby katowicka firma E.volution.