Jak zorganizować udaną konferencję?

Obecnie różnego rodzaju konferencje, wykłady czy seminaria to jeden z podstawowych elementów pracy menadżera i nie tylko. Dla wielu osób jest to codzienność i to niezależnie od wielkości firmy, w której się pracuje. Jak jednak przygotować naprawdę udaną konferencję? O czym należy w tym przypadku pamiętać? Co trzeba na ten temat wiedzieć?

Oszacowanie liczby uczestników i charakteru konferencji

Kluczem do sukcesu jest zawsze dokładna analiza. Warto mieć plan działania, aby konferencja była udana. Dobrze jest oszacować liczbę jej uczestników oraz charakter spotkania. Trzeba wiedzieć, co chce się osiągnąć i kto jest grupą docelową. Należy wybrać odpowiednie miejsce i datę spotkania. Na końcu warto zastanowić się, czy dane wydarzenie dla potencjalnego jego uczestnika będzie interesujące. To w końcu od tego w dużej mierze zależy sukces konferencji. Jeśli chodzi o miejsce organizacji konferencji, to najlepszym wyborem są sale dobrze nagłośnione, nowoczesne i przede wszystkim funkcjonalne.

Scenariusz i koszty konferencji

Kolejnym krokiem jest już opracowanie scenariusza wydarzenia. Warto mieć dokładny plan konferencji. Ma to szczególne znaczenie wówczas, gdy event będzie obfitował w wiele wydarzeń. Mając taki harmonogram, współpraca z ewentualnymi podwykonawcami jest o wiele łatwiejsza. Ponadto można już na samym początku przynajmniej w przybliżeniu oszacować koszty całego przedsięwzięcia. Jeśli budżet jest mocno ograniczony, dobrze jest zaznaczyć elementy, z których nie można zrezygnować oraz te, które mają znaczenie drugorzędne. Dobrym pomysłem jest ponadto stworzenie listy kontaktowej z adresami mailowymi oraz numerami telefonów osób, które z konferencją są powiązane. Warto mieć ją zawsze pod ręką.

Odpowiednie miejsce – jeden z kluczowych czynników

W wielu przypadkach sukces konferencji to w dużej mierze miejsce, w którym została ona zorganizowana. Ma to spore znaczenie zarówno dla uczestników wydarzenia, jak i dla jego organizatorów. Pomieszczenie musi być estetyczne, ale i funkcjonalne. Pozostawimy po sobie dobre wrażenie również wtedy, gdy zorganizujemy konferencję w pięknej okolicy, jak na przykład w hotelu Meta Resort w Szczyrku. Liczy się praktyczność oraz możliwość łatwego i szybkiego dostosowania obiektu do konkretnego rodzaju wydarzenia. Budynek musi oczywiście posiadać odpowiednią liczbę miejsc parkingowych. Czasem, gdy potrzebna jest spora sala, przyda się opcja przesuwania ścian. Ponadto należy zadbać o odpowiednie nagłośnienie, dużą liczbę stół i krzeseł, a także ich rozmieszczenie. Idealnie, gdy jest możliwość dokonania pewnych zmian nawet w ostatniej chwili.