spotkania-biznesowe-organizacja-konferencji Przedsiębiorca
10 maja 2017

Organizacja konferencji, czyli udane spotkanie biznesowe

Planowanie konferencji najlepiej rozpocząć dużo wcześniej, to kwestia kilku tygodni lub nawet miesięcy. Spotkania firmowe organizowane są w wielu firmach, niezależnie od branży, a coraz częściej popularne są kilkudniowe wyjazdy poza miasto. Organizacja konferencji wymaga przyjrzenia się kilku kwestiom.

Na początku plan

Organizacja konferencji wymaga określonego planu. Jeśli czas na to pozwala, najlepiej przygotować go w kilku wariantach. Najważniejszy jednak jest cel konferencji, a także dana grupa odbiorców. Z tym wiążą się kolejne elementy – ustalenie budżetu, lokalizacji, cateringu oraz atrakcji.

Należy zwrócić uwagę na scenariusz samego programu oraz przerwy dla uczestników. Czas odpoczynku powinien być odpowiednio zaplanowany. Planu nie warto opracowywać samemu, dlatego pracować przy tym powinien cały zespół.

Organizacja konferencji, która będzie trwała kilka dni, wiąże się z wybraniem odpowiedniej lokalizacji, noclegu oraz zapewnieniem dobrego jedzenia. Zdecyduj także, czy goście będą mieli dotrzeć na miejsce we własnym zakresie, czy należy zorganizować transport. Wymaga to podjęcia takich decyzji, aby wszyscy czuli się komfortowo – organizatorzy i uczestnicy.

Jak wybrać miejsce?

Najlepiej wybrać hotel wraz z restauracją, aby nie martwić się dodatkowo o catering. Trzeba zrobić to najlepiej z miesięcznym lub kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Wygląd obiektu, już z zewnątrz, jest bardzo ważny. Uczestnicy konferencji w ten sposób oceniają poziom spotkania. Należy zaufać miejscom, które mają spore doświadczenie w organizacji konferencji, takim jak Acwador. Profesjonalna obsługa będzie sporym atutem każdej konferencji.

W miejscu, w którym odbywać się będzie konferencja, powinna być możliwość ustawienia stołów według potrzeb. Liczba miejsc musi być dostosowana do liczby oczekiwanych gości. Co do wystroju, najlepiej postawić na klasyczne rozwiązania, aby nie rozpraszały uczestników. Należy się także dowiedzieć wcześniej, czy na sali jest dostępny potrzebny sprzęt. Sala powinna mieć klimatyzację, szczególnie jeśli spotkanie odbywać się będzie w okresie letnim. Dowiedz się, czy na terenie jest parking dla gości.

Jedzenie i atrakcje

Jednym z ważniejszych aspektów udanej konferencji jest jedzenie, dotyczy to zresztą każdego spotkania, nie tylko biznesowego. Ważne, aby było smaczne i świeże. Musisz przewidzieć to, że wśród gości będą alergicy – pomyśl o nich, ustalając menu wraz z właścicielami hotelu i restauracji. Jeśli zapraszasz osoby znane i powszechnie cenione, poziom serwowanych dań powinien być nieco wyższy.

Dobrze jest zorganizować konferencję w takim miejscu, które pozwala na wypoczynek poza salą. Duży ogród, zieleń, kwiaty sprzyjają relaksowi w trakcie przerw. A może hotel czy restauracja dysponują dodatkowymi atrakcjami? W Acwadorze jest dodatkowo wypożyczalnia rowerów i quadów oraz basen, co pozwoli na spędzenie wolnego czasu aktywnie.

A na koniec?

Teraz wystarczy tylko poinformować grupę odbiorców o organizowanym przez nas wydarzeniu. Ulotki to zawsze trafna i dobra reklama. Warto umieścić także informacje na portalach społecznościowych i stronie internetowej. Poinformuj o wszystkich danych dotyczących konferencji – kto wystąpi, gdzie się odbędzie, jakie są opłaty oraz do kiedy trzeba potwierdzić rezerwację.