organizacja-konferencji Przedsiębiorca
14 listopada 2016

Organizacja konferencji – wymagany sprzęt

Konferencja to popularna forma spotkań branżowych, naukowych, promocyjnych i innych. Wokół tych wydarzeń zdążył wytworzyć się cały „przemysł konferencyjny”. Jako organizatorzy możemy przebierać w ofertach lokali, cateringu czy streamowania spotkania do sieci. Mamy też duży wybór sprzętu, od którego zależy niekiedy sukces wydarzenia. Co trzeba mieć, aby konferencja była udana?

Doskonale widoczni, idealnie słyszalni

Istotą konferencji są treści na nich przekazywane oraz to, aby zapadły one głęboko w pamięć audytorium. Zasada ta dotyczy konferencji niezależnie od ich charakteru. Aby goście przyswoili jak najwięcej, potrzebują stymulacji kilku zmysłów. Można oczywiście odczytać swoją prezentację z kartki beznamiętnym tonem. Jednak doświadczeni prelegenci wiedzą, że słuchacze lepiej reagują na prezentacje, podczas których mogą jednocześnie słuchać i oglądać i które co jakiś czas przerywane są jakimś rozluźniającym atmosferę skupienia żartem lub anegdotą. Dlatego absolutną konferencyjną podstawą jest sprzęt nagłaśniający, który sprawi, że prelegent będzie doskonale słyszalny w każdym kącie sali. Można z niego zrezygnować jedynie wtedy, kiedy sala jest niewielka. Drugi aspekt to widoczność. Widoczny powinien być sam mówiący, ale też dodatkowe treści, które przygotował. Ponieważ najczęściej jest to prezentacja multimedialna, obowiązkowe są: laptop, rzutnik i projektor. Niektórzy mają potrzebę prezentowania swoich myśli „w locie” – dla takich osób dobrym przekaźnikiem treści będzie tablica lub flipchart. Nie można zapomnieć o mazakach! Powinny być zawsze sprawdzone – zaschnięte na niewiele się zdają i wywołują tylko irytację. Nie trzeba tego sprzętu kompletować samemu ani wynajmować. Najprościej jest wynająć salę konferencyjną z pełnym wyposażeniem.

Najnowsze technologie na konferencji

Współcześnie możemy nie tylko komfortowo oglądać i słuchać prelekcji, pozostając na miejscu. Możemy śledzić je zdalnie na żywo, a nawet wygłaszać swoje referaty, będąc choćby na drugiej półkuli. Wszystko dzięki internetowi. Dlatego dostęp do niego jest elementem absolutnie nieodzownym podczas profesjonalnej konferencji. Wykorzystując kamerki internetowe (lub bardziej zaawansowane, jeżeli zależy nam na jakości obrazu), a także programy do udostępniania treści w sieci, możemy zostać zdalnym prelegentem. Co więcej, możemy na żywo relacjonować konferencję milionom internautów spędzających czas na YouTube czy Facebooku.

Oczywiście cały ten sprzęt nic nam nie da, gdy nie mamy odpowiednio dużej i reprezentatywnej sali. Jeżeli chcemy zrobić naprawdę komfortowe dla uczestników wydarzenie, warto przemyśleć organizację konferencji w hotelu, w którym goście mogą nie tylko czerpać wiedzę, ale też wypocząć (np. Hotel Solec).