Organizacja walnych zgromadzeń spółek kapitałowych – aspekty praktyczne

Ze względu na złożoność przepisów i różne trudności, które mogą wystąpić w przeprowadzaniu walnych zgromadzeń spółek kapitałowych, ich organizacja wymaga dokładnego przygotowania wielu czynności. Organizator musi zadbać  to, by komunikacja między członkami była swobodna, a głosowania przebiegały bezpiecznie i bez problemów. Do jego zadań należy także wiele innych kwestii.

Kiedy zwołuje się walne zgromadzenie?

Walne zgromadzenie to organ stowarzyszenia, na którym reprezentowany jest kapitał zakładowy spółki oraz jej inwestorzy. Decyzje podejmowane w formie uchwał wytaczają kierunek rozwoju spółki i decydują o jej przyszłości. Walne zgromadzenie zwyczajne zwołuje się co najmniej raz w roku, w okresie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, dlatego najczęściej przypada ono na okres czerwca. Ekspert z kancelarii radców prawnych „Chrapkiewicz, Gworek, Hejosz” w Bielsku-Białej dodaje:

Walne zgromadzenie nadzwyczajne zwołuje się w sytuacjach wskazanych w statucie lub gdy osoby uprawnione uznają to za wskazane. Uczestniczą w nim członkowie zarządu i rady nadzorczej, osoby zaproszone, akcjonariusze, zastawnicy i użytkownicy akcji.

Gdzie może się ono odbywać?

Walne zgromadzenie powinno odbywać się w miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki, chyba że status wskazuje inne miejsce. W przypadku spółek giełdowych dopuszczalna jest miejscowość, w której znajduje się siedziba giełdy. Realizacja obrad walnego zgromadzenia może także być przeprowadzana przez internet za pomocą transmisji audio lub video. W takim przypadku głosowania także powinno być prowadzone on-line. To wymaga jednak niezawodnego systemu, który będzie weryfikował i raportował poszczególne uprawnienia i oddane głosy.

Obsługa walnych zgromadzeń

W celu organizacji walnych zgromadzeń bardzo często wynajmuje się zewnętrzne firmy. Zajmują się one ogłaszaniem jego zwołania, przygotowaniem niezbędnych dokumentów, regulaminów, listy akcjonariuszy lub wspólników oraz list obecności. Poza dokumentami niezbędne jest prowadzenie rejestracji i weryfikacji przybyłych osób, a także kontrola ich obecności. Ponadto organizatorzy mogą także przygotowywać prezentacje graficzne czy zapewniać obsługę prawną i notarialną. Walne zgromadzenie potrzebuje także osoby, która będzie przewodniczyła obradom. Podmioty zewnętrzne, które obsługują walne zgromadzenia, zapewniają także sprzęt konferencyjny i zajmują się właściwym zapisaniem materiału z przebiegu obrad.