Przedsiębiorca
5 maja 2017

Szybkie sposoby na skuteczną archiwizację dokumentów

Biurka w niemal każdym biurze wręcz uginają się od dokumentów na nich zgromadzonych. Pracownicy każdego dnia przekładają stosy papierów, aż w końcu zaczynają się w nich gubić. Problem zaczyna się wtedy, kiedy przychodzi osoba z zewnątrz w celu przeprowadzenia kontroli. W jaki sposób zatem skutecznie archiwizować dokumenty, aby nie narobić sobie problemów?

Tradycyjne sposoby na archiwizację materiałów

Wiele biur do dzisiaj korzysta z tradycyjnych, a mimo to bardzo skutecznych sposobów na archiwizację dokumentów. Układamy je chronologicznie, używając do tego teczek, segregatorów czy pojemników na istotne i mniej istotne papiery. Segregując wszystko na bieżąco, nie będziemy mieć problemów ze znalezieniem jakichkolwiek materiałów, nawet w razie kontroli. Warto ustalić sobie jeden klucz segregacji i zawsze w taki sam sposób układać wszystkie dokumenty. Wówczas zawsze będziemy mieć porządek i nigdy nie zgubimy się w stosie dokumentów, niezależnie od tego, jaką ich ilość będziemy musieli poukładać.

Pamiętaj o ergonomii

Najważniejsza w segregowaniu oraz archiwizacji dokumentów jest ergonomia. Co to oznacza? Dokumenty, które spodziewamy się, że będą nam potrzebne, powinniśmy umieścić tak, aby mieć do nich szybki i łatwy dostęp. Nie możemy ich wkładać na samą górę szafy bądź na tylne części regałów. Kiedy przyjdzie kontrola, niczego nie znajdziemy, a jedynie wygenerujemy niepotrzebny stres – mówi nasz rozmówca z firmy MM Partners.

Gdzie zaopatrzyć się w artykuły biurowe?

W artykuły biurowe możemy zaopatrzyć się w sklepach sprzedających tego rodzaju produkty. Pamiętajmy, aby zwracać uwagę na ich jakość – w przeciwnym razie segregatory szybciej się rozpadną, niż zdążymy z nich skorzystać. Im lepiej zaopatrzony sklep, tym więcej produktów będziemy mogli kupić i w bardziej efektywny sposób dbać o archiwizację dokumentów, które mogą być nam potrzebne za kilka miesięcy czy kilka lat.