W jaki sposób przechowywać akta osobowe?
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Konieczność prowadzenia teczek pracowniczych wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Z dniem 1 styczna 2019 roku ustawodawca wprowadził nowe zmiany w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. Dowiedz się więcej.
Z czego składają się akta osobowe?
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) określa zasady, w jaki sposób ma być prowadzona dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 roku. Każdy pracodawca musi prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe (Rozdz. 2, § 2). Akta osobowe pracownika, przeciwnie do stanu sprzed 2019 r., składają się z 4 części (Rozdz. 2, § 3):
- w części A – dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku
z ubieganiem się o zatrudnienie - w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
- w części C – dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
- w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu lub inne dokumenty związane
z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Część czwarta (D) jest nową częścią, która została wyodrębniona przez ustawodawcę z części drugiej – B.
Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników?
Zgodnie z nową ustawą, od dnia 1 stycznia 2019 r. okres przechowywanie akt osobowych i dokumentacji płacowej uległ skróceniu. W przypadku nowozatrudnionych pracowników pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Z kolei akta osobowe zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – przez 50 lat.
Niezależnie jednak od okresu przechowywania i formy (papierowa bądź elektroniczna), w jakiej dokumenty będą przechowywane pracodawca jest zobowiązany do tego, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Szczegółowe zasady przechowywania dokumentów w formie papierowej określa cytowane wcześniej Rozporządzenie (Dz.U. 2018 poz. 2369). Zgodnie z jego treścią (Rozdz. 2, § 8.) pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki, które zabezpieczą taką dokumentację przed:
- zniszczeniem,
- uszkodzeniem,
- utratą,
- dostępem osób nieupoważnionych.
Ustawodawca określa również szczegółowe warunki, jakie musi spełnić pomieszczenie, w którym będzie przechowywana dokumentacja pracownicza. Takie miejsce charakteryzuje się:
- odpowiednią wilgotnością,
- temperaturą,
- zabezpieczeniem przed dostępem osób niepowołanych.
Firma Konsmetal specjalizuje się w produkcji profesjonalnego sprzętu zabezpieczającego, w tym szaf metalowych na dokumenty niejawne. Szafy na dokumenty poufne, a takimi są również akta osobowe, gwarantują odpowiednie ich przechowywanie. Dzięki stosowanym zabezpieczeniom chronią dokumenty poufne przed niepowołanym dostępem, ale także przed ich uszkodzeniami, w tym zniszczeniem.
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana