3 wskazówki jak zaoszczędzić na przeprowadzce firmy

Szybka przeprowadzka firmy czy biura to skomplikowane zadanie, które należy powierzyć profesjonalnemu przewoźnikowi. Pomoże to zapewnić utrzymanie ciągłości pracy zespołu, a przewożone sprzęty nie będą narażone na uszkodzenia. Można jednak podjąć samemu pewne działania, które obniżą koszty przeprowadzki oraz usprawnią jej przebieg.

Menadżerowie firm i biur, które muszą przenieść swoją działalność, zadają sobie zwykle pytania: ile czasu potrwa ta operacja? Jak długo pracownicy nie będą mogli wykonywać swoich obowiązków?

- Największym kosztem związanym z przeprowadzką firmy są z reguły straty wynikające z przerwania pracy. Dlatego wybór doświadczonego, sprawnego przewoźnika, pozwala maksymalnie skrócić czas operacji i do minimum zmniejszyć zawirowania organizacyjne w firmie – mówią nam specjaliści z Kengo Przeprowadzki Kraków, znanego na południu Polski przedsiębiorstwa przeprowadzkowego. - Są jednak czynności, które klient może wykonać we własnym zakresie i przyspieszyć przenosiny, a jednocześnie obniżyć cenę przeprowadzki.

Pakowanie i oznaczenie kartonów

Przewoźnicy oferują spakowanie i bezpieczne przewiezienie całego wyposażenia firmy – od długopisu po najcięższe sejfy. Jednak niektóre przenoszone przedsiębiorstwa biorą na siebie umieszczenie w kartonach i pudłach dokumentacji, drobnych sprzętów czy dekoracji.

Takie postępowanie ma swoje zalety. W pierwszej kolejności obniża koszt usługi. Pozwala to także ułożyć dokumenty według hierarchii ważności i na nowym miejscu szybko odnaleźć papiery potrzebne do najpilniejszych prac. Zwracamy uwagę, że niezwykle istotne jest przy tym precyzyjne opisanie pakunków w widocznym miejscu – ich zawartości i miejsca przeznaczenia.

Ubezpieczenie urządzeń

Menadżerowie wyznaczeni w firmie do organizacji przeprowadzki, czasem planują przewieźć we własnym zakresie komputery i urządzenia elektroniczne. Zwracamy uwagę, że powinni w takim wypadku zadbać o dodatkowe ubezpieczenie sprzętu. Większość umów z ubezpieczycielami i gwarancji od producenta nie przewiduje wyrównania strat wynikających z przeprowadzek.

Natomiast solidne firmy przeprowadzkowe mają zawarte odpowiednie ubezpieczenia na przewożony sprzęt. Jego koszt nie jest wliczany bezpośrednio w cenę usługi. Przed podpisaniem umowy, warto zapytać przewoźnika, na jaką kwotę ma wykupione ubezpieczenie przewożonych sprzętów.

Zaangażowanie pracowników

Przeprowadzka firmy czy biura często wiąże się z pozytywnymi emocjami pracowników. Nowe miejsce i najczęściej lepsze warunki pracy nastawiają zespół optymistycznie i większość chętnie angażuje się we współpracę przy przenosinach.

O ile wynoszeniem i wnoszeniem mebli oraz urządzeń powinni zająć się profesjonaliści, to wskazana jest pomoc przy porządkowaniu drobnych rzeczy. Pracownicy mogą sami spakować i przewieźć przedmioty osobiste oraz podstawowe materiały, np. artykuły papiernicze, biurowe czy dekoracje. Firmom przeprowadzkowym uporządkowanie i przewiezienie drobnych przedmiotów zawsze zajmuje sporo czasu.

Do rozważenia pozostaje, czy pracownicy powinni brać ze sobą jakiekolwiek dokumenty – to kwestia wewnętrznych przepisów i zaufania.