Co warto wiedzieć o skutecznym niszczeniu dokumentów?

Codziennie w każdej firmie produkowane są dokumenty o różnym poziomie poufności zawartych w nich informacji, którymi mogą być zarówno dane finansowe oraz plany sprzedażowe i marketingowe, jak i objęte szczególną ochroną prawną dane osobowe. Warto zminimalizować ryzyko wypłynięcia tego typu wartościowych danych poprzez wiedzę na temat bezpiecznego ich niszczenia. Jak tego dokonać, dowiecie się z poniższego artykułu.

Uświadom swoich pracowników o niebezpieczeństwie

Na początku należy stworzyć specjalny dokument z informacjami na temat niszczenia danych w firmie i zapoznać z nim każdego obecnego i nowozatrudnionego pracownika. Warto dodatkowo przeprowadzić również szkolenie dotyczące polityki niszczenia danych i uświadomić pracowników, jakie zagrożenia wynikają z braku odpowiedniego zabezpieczania oraz niszczenia dokumentów. Tą ostatnią kwestią można zająć się na miejscu lub poza siedzibą firmy. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że stuprocentową ochronę danych i zminimalizowanie ryzyka dostania się chronionych informacji do niewłaściwych osób zapewnia niszczenie dokumentów w miejscu ich powstawania, co określa również norma DIN 66399.

Istnieje również wygodna forma zlecenia tego zadania zewnętrznej firmie specjalizującej się w niszczeniu danych. W takiej sytuacji dokumenty zebrane w przedsiębiorstwie transportowane są do specjalnego miejsca, w którym są niszczone – wyjaśnia pracownik firmy Acta Nova ze Szczecina, która oferuje usługi niszczenia dokumentów zarówno jednorazowo, jak i na stałe.

Ważne dokumenty nie tylko w teczkach i segregatorach

Wspomniane wyżej „dokumenty” odnoszą się zarówno do informacji przechowywanych w teczkach czy segregatorach, ale również na płytach CD i DVD, dyskach zewnętrznych, pamięciach USB, kartach pamięci, a także w komputerach i smartfonach. Pamięć elektroniczna jest w stanie pomieścić znacznie więcej danych niż w przypadku dokumentów przechowywanych w tradycyjnej formie. Warto zwrócić zatem uwagę na elektroniczne nośniki danych – nie wystarczy usunąć z nich dane poprzez standardowe funkcje kasowania plików, a tym bardziej nie należy ich później sprzedawać. Dla wprawionych osób odzyskanie i przywrócenie usuniętych z nośnika danych nie jest problemem, dlatego należy uświadamiać pracowników o niebezpieczeństwach związanych z zapisanymi na nośnikach optycznych, magnetycznych lub elektronicznych tajnymi i poufnymi danymi, które należy zniszczyć za pomocą specjalnego urządzenia, gdy się już zdezaktualizują. Przed przystąpieniem do tej operacji należy jednak rozpoznać, jakiego typu dane są wytwarzane w firmie, ponieważ będzie to determinować klasę ochrony oraz wybór właściwej niszczarki. Każda klasa ochrony (dla zwykłej, zwiększonej oraz bardzo wysokiej ochrony danych) wskazuje trzy stopnie bezpieczeństwa i definiuje siedem stopni tajności – im wyższy, tym większe poczucie bezpieczeństwa.