Faktura pro forma – 3 rzeczy, które musisz wiedzieć

Faktura pro forma nie jest obowiązkowa, nie jest dokumentem prawnym i nie jest rozliczana księgowo. Mimo wszystko zdarza się, że przedsiębiorcy ją wystawiają. Czym właściwie jest, kiedy się ją wystawia i czym się charakteryzuje? Jakie znaczenie ma faktura pro forma, skoro formalnie nie księguje przychodów ani nie stanowi dowodu sprzedaży? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w artykule.

Jakie zadania spełnia faktura pro forma?

Ten rodzaj faktury spełnia kilka podstawowych funkcji. Przede wszystkim taki dokument można traktować jako pewnego rodzaju ofertę umowy sprzedaży. Taka forma wydaje się atrakcyjna dla klienta i zawiera podstawowe informacje, takie jak: cena towaru albo usługi oraz inne dane, np. ilość towaru czy rodzaj usługi; szczegółowa oferta czy podgląd faktury.

Co znajduje się w fakturze pro forma?

Faktura pro forma jest prowizoryczną wersją obowiązkowej faktury. Umożliwia zatem nabywcy wgląd do faktury, którą wystawi sprzedający. Faktura pro forma nie ma określonych wymagań co do swojej formy, jednak jej kształt i wzór narzucają reguły tradycyjnej faktury. W fakturze pro forma znajdziemy zatem datę wystawienie i numer faktury, nazwę sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami, a także dane dotyczące towaru albo usługi, czyli nazwę towaru albo usługi, ilość, rodzaj, cenę netto, stawkę i kwotę podatku oraz kwotę brutto.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Taki rodzaj faktury nie zastępuje tradycyjnej faktury, jest niewystarczający, dlatego może jedynie posłużyć jako dokument przed dokonaniem transakcji. Po otrzymaniu przez sprzedającego należnej kwoty jest zobligowany do wystawienia faktury VAT. Dopiero ta stanowi dowód sprzedaży i może zostać zaksięgowana.