Firma w obliczu zmian. Jak szybko zidentyfikować obszary do optymalizacji?

Zdarza się, że zmiany organizacyjne w firmie zostają wymuszone przez niezależne czynniki zewnętrzne. Zazwyczaj są one nie do końca przemyślane i dopracowane: firma w obliczu zmian gospodarczych, w zakresie produkcji lub sprzedaży musi reagować przede wszystkim szybko. Na szczęście istnieją sposoby, które umożliwiają zidentyfikowanie obszarów do optymalizacji, a tym samym zwiększenie efektywności oraz zminimalizowanie strat.

Zmiany, które zostają wprowadzone tylko jako odpowiedź na czynniki zewnętrzne nie stanowią przemyślanej strategii. Dostosowanie do sytuacji rynkowej wpływa na całą działalność firmy i może prowadzić do zmniejszenia wydajności pracy, a także pojawienia się problemów kadrowych, kompetencyjnych lub technicznych. Istotne jest jednak to, że większość zmian wprowadzonych bez wcześniejszych planów można usprawnić. W jaki sposób szybko zidentyfikować obszary, które powinny zostać poddane optymalizacji?

Pierwszy etap skutecznego wdrożenia zmian – identyfikacja procesów

Aby skutecznie określić, które obszary działalności firmy wymagają wdrożenia zmian konieczna jest identyfikacja realizowanych procesów. Analiza przedsiębiorstwa jest podstawą do określenia obszarów, które wymagają usprawnień. Przydatne może być stworzenie mapy połączeń procesowych, które umożliwią głębsze spojrzenie na problem. Poszczególne działania realizowane w ramach przedsiębiorstwa są ze sobą połączone – co czasem powoduje powstanie tak zwanego wąskiego gardła, które powoduje przestoje. Ich świadomość pozwoli na identyfikację zadań, które wymagają większego nadzoru. Diagramy połączeń w formie graficznej umożliwią łatwiejszą analizę procesów, która może wpłynąć pozytywnie na optymalizację czasu, potencjalnych zagrożeń i przestojów, a także skuteczne zarządzanie bieżącą pracą.

Zapoznanie się z ogólnym funkcjonowaniem firmy to pierwszy etap skutecznej optymalizacji – mówi specjalista z firmy Nova Praxis – Konieczne jest również przeanalizowanie problemów, które powstały w wyniku wdrożonych zmian. Mogą być one związane ze sprawami kadrowymi, czyli podziałem obowiązków, kompetencyjnymi związanymi z zakresem wiedzy, którą posiada tylko jedna osoba lub technicznymi – ręcznym wykonywaniem zadań, które z powodzeniem można zautomatyzować.

Etap drugi – identyfikacja obszarów optymalizacji

Szczegółowe informacje zebrane podczas pierwszego etapu umożliwią identyfikację obszarów, które powinny zostać poddane optymalizacji. Na podstawie zebranych danych możliwe jest określenie zadań najbardziej istotnych, czasochłonnych oraz zdublowanych. Kolejnym krokiem jest stworzenie spersonalizowanej listy problemów oraz procesów, które wymagają natychmiastowej reakcji i lista propozycji optymalizacji wraz z kosztami oraz korzyściami z nich wynikającymi. Kluczowe jest zidentyfikowanie wszystkich działań oraz wyróżnienie tych związanych z główną działalnością. Może się również okazać, że procesy dotychczas poboczne mogą stać się bardzo istotne – a tym samym mogą stanowić szansę na rozwój.

Wprowadzanie zmian powinno być dokładnie zaplanowane, także pod kątem nakładów finansowych oraz efektów, które można uzyskać. Plan wdrożenia umożliwi rozłożenie zmian w czasie, a odpowiednia komunikacja zminimalizuje dezorientację wśród pracowników.

Optymalizacja procesów – wdrożenie zmian i rekomendacji

Ostatnim krokiem jest wdrożenie zmian w organizacji. Opracowany plan powinien zawierać listę proponowanych rozwiązań oraz harmonogram kolejnych etapów realizacji. To również czas, w którym przygotowuje się nowe instrukcje oraz procedury standaryzujące zmiany. Nierzadko konieczne jest przeszkolenie pracowników, którzy o wszelkich zmianach powinni być informowani w odpowiedni sposób. Dzięki temu zwiększy się wydajność oraz efektywność ich pracy – umiejętny podział obowiązków wpływa pozytywnie na działanie całego zespołu.

Gotowa lista rozwiązań i rekomendacji umożliwia szybką optymalizację procesów, nawet w sytuacji pojawienia się niezależnych czynników zewnętrznych, wymuszających wprowadzenie tymczasowych lub stałych zmian organizacyjnych. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które stanęły przed koniecznością adaptacji do sytuacji rynkowej, bez określonego wcześniej planu i przemyślanej strategii.