Hotel jako miejsce organizacji konferencji biznesowej

Nie każda firma ma wystarczające zasoby lokalowe, by zorganizować konferencję czy szkolenie na terenie własnego obiektu. Nie zawsze również jest to dobre rozwiązanie: niekiedy warto wyłamać się ze schematu i zorganizować takie wydarzenie poza siedzibą przedsiębiorstwa, zapewni to ludziom inspirujące warunki do pracy. Dziś przyglądamy się organizacji konferencji biznesowej w hotelu. Zacznijmy jednak od samej idei organizacji konferencji poza firmą. Taki służbowy wyjazd może przynieść przedsiębiorstwu sporo korzyści: – pracownicy lepiej zintegrują się, oderwą się od codziennych obowiązków, rutyny i spojrzą na kwestie zawodowe z innej perspektywy, a przy okazji poczują się docenieni wyjazdem. Jednocześnie pozytywnie wpływa to na wizerunek i podnosi prestiż samej firmy, która inwestuje w organizację kluczowego dla jej rozwoju wydarzenia w atrakcyjnej lokalizacji – informuje nas ekspert Hotelu Amber z Gdańska. Organizacja konferencji w hotelu ma również sens z praktycznego punktu widzenia. Przyjrzyjmy się temu aspektowi bliżej.

Względy praktyczne

Organizacja konferencji w hotelu ma sens, jeżeli placówka oferuje klientom biznesowym szereg usług związanych z obsługą firm i przedsiębiorstw. Jest wtedy do realizacji takich zadań wszechstronnie przygotowana, ma tez doświadczenie w organizowaniu analogicznych imprez. Co to oznacza dla firmy? Przede wszystkim nieskrępowaną swobodę w realizacji zaplanowanych działań – wszystkie kwestie organizacyjne można wówczas powierzyć personelowi hotelu. Ten zapewni salę konferencyjną dobraną i dostosowaną do potrzeb zamawiającego, rozmieści grupę gości według wskazania, przygotuje niezbędne wyposażenie sali (nagłośnienie, rzutnik, ekran itp.), o określonej porze dostarczy catering, barek kawowy czy zaspokoi inne potrzeby (dostarczy napoje gdy zabraknie, przyniesie krzesła dla nadprogramowych gości itp.). Niezmiernie ważna jest też ciągła dostępność bazy noclegowej: uczestnicy konferencji mogą po zakończeniu dnia udać się bezpośrednio do swoich pokojów, nie musza jeszcze podróżować przez miasto do położonego gdzie indziej hotelu.

Konferencja… i nie tylko!

Rola hotelu w organizacji konferencji firmowej nie kończy się jednak tylko na zapewnieniu obsługi wydarzenia i bazy noclegowej. Dobry hotel jest przygotowany także na świadczenie uczestnikom takiej konferencji różnego rodzaju usług dodatkowych. Co kryje się za tym pojęciem? Wszelkiego rodzaju rozrywki, w których uczestnicy konferencji mogą wziąć udział. Mogą to być specjalnie przygotowane imprezy integracyjne, gry zespołowe, wycieczki itp. aktywności, ale może też relaks w strefie SPA, możliwość skorzystania z masaży lub innych udogodnień. A jeśli do tego hotel położony jest w atrakcyjnej okolicy, na przykład nad morzem, to zakres dostępnych „po godzinach” aktywności jeszcze się poszerza. Warto wreszcie przyjrzeć się ofertom tego typu placówek: wiele z nich oferuje bowiem promocyjne pakiety dla firm. Dzięki wykupieniu takiego pakietu cena za całościowe przygotowanie wydarzenia może być niższa, niż gdybyśmy chcieli wykupić poszczególne usługi oddzielnie.