Jak efektywnie zarządzać czasem pracy?

Wraz z rosnącym tempem życia zagadnienia związane z efektywnym zarządzaniem czasem pracy zyskują na popularności. Umiejętność terminowego wykonywania zadań pozwala pracownikom unikać nadgodzin i zbędnego stresu przed deadlinem. Jak prawidłowo zorganizować sobie i swoim podwładnym dzień, tydzień czy miesiąc pracy? W poniższym tekście poznasz wskazówki, które możesz od razu wdrożyć w swojej firmie. 

Najważniejsze zasady efektywnego zarządzania czasem pracy

Trzy kluczowe elementy efektywnego zarządzania czasem pracy to eliminacja rozpraszaczy, wyznaczanie celów i tworzenie harmonogramu działań. Sprzyja to zwiększeniu koncentracji oraz zapobiega „wolnym przestojom” w ciągu dnia. Przygotowując listę zadań, pamiętaj o tym, że:

• zawsze ustalaj priorytety. Zaczynaj pracę od najpilniejszych lub od najbardziej skomplikowanych zadań, a na koniec dnia zostawiaj najłatwiejsze obowiązki;
• codzienne cele pracy powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne i realistyczne;
• bardzo dobrze sprawdza się grupowanie podobnych zadań;
• lepiej zrezygnować z wielozadaniowości na rzecz pełnej koncentracji na jednej czynności;
• w harmonogramie Twojego dnia powinny znajdować się przerwy (5-15 minut);
• warto korzystać z kalendarza oraz wprowadzić do swojej pracy rutynę i wzmacniać nowe zwyczaje. 

Trenerzy, którzy prowadzą szkolenia dla pracowników z zarządzania czasem, zalecają stałe monitorowanie efektów pracy. Polega to na sprawdzaniu, czy ułożony przez Ciebie harmonogram pozwala Ci na realizację ustalonych celów. Czasem okazuje się, że wyznaczamy sobie za dużą ilość zadań lub zajmujemy się nimi w nieodpowiedniej kolejności. Warto na bieżąco wyciągać wnioski i korygować niekorzystne praktyki. 

Jak nauczyć się zarządzać czasem pracy?

Zarządzanie czasem pracy to wyzwanie niemal dla wszystkich pracowników. Często zdarza się, że mimo dobrych chęci i zaangażowania zespołu, firma stale spóźnia się z realizacją projektów. Z tego względu dobrym pomysłem jest zorganizowanie dla pracowników warsztatów z zarządzania czasem pracy, które organizuje między innymi firma organizująca szkolenia VSS. Udział w praktyczno-teoretycznym kursie to okazja do nauki planowania działań w czasie, wyznaczania celów oraz eliminowania tzw. „złodziei czasu” ze swojej codzienności. Po przejściu szkolenia członkowie Twojego zespołu zyskają umiejętności, dzięki którym zwiększą wydajność swojej pracy, zaczną odczuwać mniej stresu oraz poczują więcej satysfakcji z wykonywanych zadań.