Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Każdy pracodawca na mocy przepisów prawnych ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowników. Niezależnie od sposobu działalności oraz liczby zatrudnionych wymaga się ich akt osobowych. Jest to istotna kwestia, która pozwala rozstrzygać np. spory dotyczące stosunku pracy. Sprawdź podstawowe informacje dotyczące tego, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników.

Czym są akta osobowe pracownika oraz jakie są zasady ich prowadzenia?

- Zasady dotyczące prowadzenia akt osobowych pracownika znajdują się w rozporządzeniu, które wydał Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Mając na uwadze zapis prawny, akta osobowe pracownika w firmie, powinny składać się z czterech elementów — wyjaśnia specjalista z Biura Rachunkowo-Księgowego PLUS.

Elementy, które składają się na akta osobowe pracowników to:

• część A dotycząca informacji związanych z ubieganiem się pracownika o dane stanowisko,
• część B, w której znajdują się informacje dotyczące stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• część C zawierająca dokumentację związaną z ustaniem zatrudniania pracownika,
• część D, w której znajdują się dokumenty dotyczące ponoszonej przez pracownika odpowiedzialności porządkowej jak również innych kwestii wynikających z przepisów prawnych.

Jakie dokładnie informacje powinny znajdować się w dokumentacji pracownika?

W części A znajdują się wszelkie dokumenty, jakie firma zgromadziła podczas procesu rekrutacyjnego. Zawierają one między innymi kwestionariusze, świadectwa dotyczące ukończenia kursów i szkół. Są to także skierowania na badania lekarskie niezbędne dla stanowiska, o jakie ubiegał się kandydat. Część B to dokumenty dotyczące pracownika już po zatrudnieniu w firmie. Dotyczą one między innymi pisemnych dokumentów potwierdzających np. zapoznanie się z przepisami BHP, jakie obowiązują w przedsiębiorstwie oraz na zajmowanym stanowisku. W tym miejscu znajdują się również wnioski dotyczące urlopu macierzyńskiego, czy urlopu rodzicielskiego.

Część C dotyczy dokumentacji związanej z zakończeniem pracy na danym stanowisku. Jest to między innymi wypowiedzenie, czy świadectwo pracy pracownika. Umieszcza się w niej również dokumenty dotyczące zakazu konkurencji po rozwiązaniu umowy z firmą, jeżeli taki został zawarty w umowie. Akta określane się jako D dotyczą sytuacji, w których pracownik został ukarany lub upomniany z uwagi na nieprzestrzeganie przez niego ustalonych warunków pracy.

Wygodne prowadzenie akt osobowych pracownika

Rozwój technologii pozwala wygodnie prowadzić dokumentację pracownika. Akta papierowe są dużo trudniejsze do utrzymania w porządku, a wyszukiwanie poszczególnych dokumentów, szczególnie w większych firmach zajmuje zdecydowanie za dużo czasu. Z tego względu coraz więcej właścicieli przedsiębiorstw decyduje się na prowadzenie elektronicznej wersji akt osobowych. To innowacyjne rozwiązanie w wygodnej i przejrzystej formie. Podstawą w tym przypadku jest jednak wybór odpowiedniego oprogramowania, dopasowanego do konkretnych potrzeb.