Jak zachować porządek w dokumentach w biurze?

Nieporządek w dokumentach istotnie utrudnia sprawne funkcjonowanie biura, pochłaniając mnóstwo czasu i energii na odnajdywanie potrzebnych w danym momencie pism. W razie zaś ewentualnej kontroli lub innej sytuacji, w której dokument trzeba odnaleźć szczególnie szybko, pojawiają się dodatkowo nerwy, ponieważ tak naprawdę nie ma pewności, czy poszukiwanych papierów przypadkiem ktoś nie wyrzucił. Jak uniknąć tego typu problemów? W zachowaniu porządku, jeśli chodzi o firmowe dokumenty, bardzo pomagają dwa kluczowe czynniki. Pierwszym jest wprowadzenie odpowiednich przepisów – albo przynajmniej ogłoszenie zestawu dobrych praktyk – na temat obiegu dokumentów, ich przechowywania, aktualizacji i archiwizacji. Drugim natomiast pomocnym czynnikiem jest zaopatrzenie się w zestaw praktycznych akcesoriów, takich jak segregatory, kuwety na biurko, teczki itd.

Segregacja

Warto ustalić regularne odstępy czasu, w jakich w biurze następuje rutynowe porządkowanie dokumentów. Może to być na przykład raz w tygodniu albo też raz w miesiącu, jeśli nie ma ich zbyt wiele. Również poświęcenie na segregację kilku minut na koniec dnia pracy przez każdego pracownika może przełożyć się na znaczącą poprawę w zakresie ogólnego porządku w dokumentach. W każdej z tych sytuacji dobrze jest podzielić je np. na „bieżące”, „pilne”, „do zniszczenia” czy „do archiwum”. Ważne, by w miarę możliwości nie zostawiać zbyt wielu papierów po prostu „na później”.

Sprawy bieżące…

Dokumenty, którymi zajmujemy się na bieżąco, a także które stale aktualizujemy, można przechowywać w stojących na biurku plastikowych kuwetach, jedną przeznaczając chociażby na wspomniane „pilne” sprawy. Jeżeli dokumenty znajdują się w obiegu, przechodząc z rąk do rąk, koniecznie umieśćmy je w teczce na gumkę, skoroszycie lub w obwolucie – albo chociaż zepnijmy je klipsem, listwą bindującą czy mechanizmem skoroszytowym (tzw. wąsami).

…i te mniej pilne

Umieszczanie kartek od razu w przezroczystych koszulkach znacznie ułatwia ich późniejsze wpinanie w wyraźnie oznakowane segregatory stojące na półkach. Półki również możemy oznakować, stosując specjalne kieszenie samoprzylepne na etykiety.

– Znajdowanie dokumentów, z których korzystamy stosunkowo rzadko, ale które w każdej chwili mogą się okazać potrzebne, będzie też szybsze, jeśli w segregatorach zastosujemy system przegródek, indeksowanych numerycznie, alfabetycznie bądź kolorystycznie – podpowiada przedstawiciel zajmującej się kompleksowo wyposażeniem biur firmy M&M Partners.

Archiwizacja

Dokumenty lub całe wypełnione nimi segregatory przeznaczone do archiwizacji dobrze jest umieszczać w pudełkach archiwizacyjnych, kompatybilnych z większymi pudłami czy kontenerami. Osobno archiwizować można np. czasopisma branżowe, na które zaprojektowano nawet szczególne rodzaje kartonów. Jeśli zaś z biurowych archiwów korzystamy stosunkowo często, pomyślmy o systemach teczek zawieszanych, które umieszczać można w specjalnie do tego celu przeznaczonych pojemnikach i wózkach archiwizujących, ułatwiających też przemieszczanie całych kartotek.