Jakie urządzenia biurowe powinny się znaleźć w każdej firmie?

Wysokiej jakości sprzęt biurowy w dużej mierze ułatwia prowadzenie firmy – szczególnie takiej, która zatrudnia dużo pracowników. W poniższym tekście znajdziemy spis urządzeń, które powinna mieć na swoim wyposażeniu każda firma

Drukarki

Dostępne na rynku modele różnią się technologią druku (atrament, laser), jakością druku oraz szybkością pracy. Jest to niezbędny sprzęt, jeśli w codziennej pracy posługujemy się papierową dokumentacją.

Skanery

Czyli przeciwieństwo drukarek – są to urządzenia, które potrafią przetworzyć obraz papierowego dokumentu na cyfrowy plik graficzny. Przydają się, jeśli posiadaną dokumentację musimy przesłać klientowi drogą elektroniczną.

Urządzenia wielofunkcyjne

To sprzęty łączące w sobie funkcje kilku urządzeń – drukarki, skanera oraz kserokopiarki. Szybkość pracy oraz wysoka jakość druku i skanu to główne zalety tych urządzeń. Jedna maszyna jest w stanie obsługiwać wiele komputerów.

Niszczarka

W każdym biurze znajdzie się wiele dokumentów – od umów z kontrahentami i klientami, przez faktury, kończąc na rozliczeniach księgowych. Niektóre z nich po kilku latach tracą swoją ważność, jednocześnie pozostając nośnikiem ważnych danych na temat firmy oraz osób i instytucji, z którymi do tej pory współpracowała. Dane takie po wycieknięciu na zewnątrz mogą być wykorzystane przez osoby niepowołane - z tego powodu dokumentów nie wolno tak po prostu wyrzucić do kosza na śmieci. Najlepiej jest je zniszczyć przy pomocy specjalnych urządzeń, czyli po prostu niszczarek.

- Niszczarka posiada mechanizm tnący, który przerabia włożony do niego arkusz papieru na drobne kawałki, uniemożliwiając odczytanie danych – wyjaśnia specjalista firmy Zizako z Krakowa - Kawałki te trafiają następnie do pojemnika, skąd można je wyrzucić do makulatury.

Dostępne na rynku niszczarki przynależą do jednej z kilku kategorii, określających stopień rozdrobnienia dokumentów – dokumenty ściśle tajne muszą bowiem być zgodnie z prawem przerabiane na mniejsze drobiny, niż zwykłe umowy i faktury. Niektóre niszczarki przystosowane są do niszczenia dodatkowo płyt CD i kart magnetycznych.

Bindownice i laminatory

Dzięki tym urządzeniom możemy znacznie ułatwić sobie porządkowanie i zabezpieczanie papierowych dokumentów. Ich przeznaczenie jest zgodne z nazwą – bindownicy używamy do bindowania papieru, czyli łączenie wielu arkuszy w jeden plik za pomocą plastikowego grzebienia zwanego bindą. Laminator to z kolei urządzenie pozwalające zamknąć pojedyncze arkusze w plastikowej powłoce, czyli tzw. laminacie w celu chronienia ich przed wpływem czynników zewnętrznych (np. wilgoci i zanieczyszczeń) oraz uszkodzeniami mechanicznymi.