Kiedy można zdecydować się na książkę przychodów i rozchodów i jak ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR), służąca ewidencji operacji gospodarczych w księgowości uproszczonej, została przewidziana do celów podatkowych. Na jej podstawie dokonuje się ustalenia głównej podstawy opodatkowania. W poniższym artykule przedstawiamy informacje na temat prawidłowego prowadzenia takiej księgi oraz wyjaśniamy, kogo obowiązek jej prowadzenia nie dotyczy.

Kto ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (według Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych), z uwzględnieniem przychodów z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy, które nie przekroczyły 1,2 mln euro w przeliczeniu na walutę polską po średnim kursie NBP obowiązującym w dniu 30 września roku poprzedzającego dany rok podatkowy, mają:

• osoby fizyczne,
• spółki cywilne lub jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą.

Dodatkowo księgę przychodów i rozchodów prowadzą osoby mające gospodarstwo rolne bez zatrudnionych pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, którzy wykonują działalność gospodarczą osobiście bądź z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Przychód z takiej działalności gospodarczej nie powinien w takim przypadku przekraczać 10 tysięcy złotych w roku podatkowym.

Kto nie musi prowadzić księgi przychodów i rozchodów?

Są również podmioty, które nie prowadzą księgi przychodów i rozchodów. Należą do nich osoby:

• prowadzące księgi rachunkowe,
• opłacające podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,
• wykonujące zawód adwokata w zespole adwokackim,
• dokonujące sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów może być zniesiony także w przypadku szczególnych okoliczności – rodzaju i rozmiaru wykonywanej działalności, wieku czy stanu zdrowia. Należy wtedy złożyć pisemny wniosek we właściwym dla miejsca zamieszkania urzędzie skarbowym, ale nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego miałoby obowiązywać zwolnienie.

Jak należycie prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Należy pamiętać, że przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność w ciągu roku podatkowego, powinien założyć księgę przychodów i rozchodów z pierwszym dniem prowadzenia działalności i prowadzić ją do 31 grudnia danego roku, a każdą kolejną zakładać 1 stycznia nowego roku. Prowadzenie księgi powinno odbywać się w sposób rzetelny (zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty) oraz niewadliwy – zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Ponadto istnieje kilka założeń, które potwierdzają rzetelność w prowadzeniu księgi, np. gdy błędne zapisy są skutkiem omyłki, a podatnik posiada odpowiednie dowody księgowe, które odpowiadają warunkom określonym w przepisach, lub uzupełnił zapisy czy też dokonał ich korekty przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego bądź organ kontroli skarbowej. Może się również zdarzyć, że błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania (poza błędami, które polegają na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu towarów handlowych bądź materiałów podstawowych oraz robocizny), a także, że brak odpowiednich zapisów wyniknął z nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego.

Te sytuacje także nie wpływają na nierzetelność prowadzenia księgi przychodów i rozchodów – wyjaśnia specjalista z Domu Podatków – warszawskiego biura rachunkowego, które świadczy profesjonalne usługi księgowe i doradcze.