Kiedy warto się zdecydować na zmianę biura rachunkowego?

Pytanie zawarte w tytule niniejszego artykułu można rozumieć na dwa sposoby. Z jednej strony dotyczy ono powodów, dla których przedsiębiorca chce lub powinien zmienić instytucję zajmującą się księgowością jego firmy, z drugiej zaś – najkorzystniejszego momentu na przeprowadzenie takiej zmiany. Poniżej znajduje się odpowiedź związana z obydwoma tymi zagadnieniami.

Kiedy podejrzewamy brak kompetencji

Podstawową przyczyną, dla której nie tylko warto, ale wręcz trzeba zmienić biuro rachunkowe, jest jego nierzetelność. To przedsiębiorca bowiem zostaje pociągnięty do odpowiedzialności w przypadku kontroli skarbowej, nawet jeżeli błędy popełnione zostały przez dysponujących rozmaitymi pełnomocnictwami pracowników biura rachunkowego. To ostatnie oczywiście obowiązkowo musi mieć wykupioną odpowiednią polisę OC, z której ukarany za nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych właściciel firmy może dochodzić odszkodowania. Świadczenie przez biuro rachunkowe usług na zbyt niskim poziomie naraża jednak przedsiębiorcę na straty również o innym charakterze. Dlatego też wykrycie poważnych lub licznych błędów w ewidencjach powinno być wyraźnym sygnałem do zmiany biura rachunkowego.

Kiedy nie lubimy dotychczasowych księgowych

Nie jest to jednak jedyny powód, dla którego przedsiębiorcy decydują się na ten krok. Bardzo często zdarza się, że przyczyną jest niski poziom nie tyle samych kompetencji, co obsługi i kontaktu z klientem, którym jest taki przedsiębiorca. Nierzadko bywa, że ma on liczne pytania, na które brak odpowiedzi przez dłuższy czas tudzież odpowiedź szybka, ale w wysokim stopniu niejasna, może po prostu mocno irytować. Przedsiębiorca ma też prawo oczekiwać wskazania przez biuro rachunkowe możliwości zmniejszenia obciążeń podatkowych, a także bieżącego wglądu w dokumenty i operacje księgowe – jak dowiadujemy się w Biurze Rachunkowym Doroty Roszkowskiej-Galant w Szczecinie.

Jeśli tego typu oczekiwania nie zostają spełnione, warto zdecydować się na współpracę z kimś bardziej odpowiadającym naszym potrzebom i wymaganiom.

Gdy jest za drogo i jeszcze trzeba dojeżdżać

Wśród innych powodów zmiany biura rachunkowego wymienić można jeszcze zbyt wysokie w odczuciu przedsiębiorcy koszty dotychczasowo świadczonej usługi, a także chęć przeniesienia się z księgowością do biura dysponującego narzędziami, które pozwalają ograniczyć konieczność osobistych spotkań i uciążliwych dojazdów na rzecz kontaktów elektronicznych.

Gdy nadchodzi właściwy moment

Nowe biuro rachunkowe powinniśmy znaleźć jeszcze przed rozwiązaniem współpracy z tym poprzednim. Warto bowiem, aby nowi księgowi przeprowadzili audyt działań swoich poprzedników, zwłaszcza gdy przyczyną rozstania z tymi ostatnimi były podejrzewane błędy przy rozliczeniach. Taka kontrola, podobnie jak przeniesienie całej dokumentacji, może trwać dłużej lub krócej, w zależności od wielkości firmy i skali jej działalności. Biuro rachunkowe, z którym dopiero mamy nawiązać współpracę, pomoże w oszacowaniu, ile czasu na to potrzeba. Dopiero mając tę informację, można zaplanować rozstanie z poprzednim biurem rachunkowym. Należy przy tym uwzględnić termin końca okresu rozliczeniowego (na wypadek, gdyby „do uratowania” były jeszcze jakieś błędnie sporządzone sprawozdania), a także okres wypowiedzenia, który w tym przypadku często wynosi więcej niż miesiąc.