Kryteria wyboru sali konferencyjnej

Na pomyślny przebieg konferencji wpływa wiele czynników, a najważniejsze z punktu widzenia organizacyjnego jest odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań. Znając cel planowanego spotkania, planowaną ilość uczestników i przybliżony termin, trzeba jak najszybciej zacząć poszukiwania odpowiedniego lokalu. Czym kierować się przy wyborze sali konferencyjnej? Konferencje poznań organizowane przez nowoczesnych przedsiębiorców w niczym nie przypominają nudnych posiedzeń z niekończącymi się wykładami. Prelegenci są zwykle solidnie przygotowani do swoich wystąpień, a ich wypowiedzi najczęściej urozmaicają prezentacje multimedialne, pokazy krótkich filmów itp. Oczywiście, aby przeprowadzenie takiego interaktywnego spotkania było możliwe, sala  konferencyjna musi posiadać rozbudowane zaplecze techniczne i spełniać szereg wymogów, jakich nie zapewniają nawet aule najlepszych uczelni. O tym, czym kierują się najczęściej organizatorzy spotkań biznesowych, wybierając miejsce na konferencję, rozmawialiśmy z przedstawicielem Hotelu Remes pod Poznaniem. Oto nasze wnioski.

Lokalizacja sali konferencyjnej

Pierwszą i jedną z najważniejszych kwestii, jaką trzeba brać pod uwagę, jest lokalizacja. Duże centra konferencyjno-biznesowe zwykle położone są na obrzeżach miast lub nieco poza nimi, co pozwala zapewnić uczestnikom optymalny komfort i warunki do koncentracji na celu spotkania. Oczywiście, sala konferencyjna powinna znajdować się w miejscu, do którego łatwo dostaną się wszyscy zaproszeni goście.

Wielkość, rozkład i standard sali konferencyjnej

Jak wspomnieliśmy już we wstępie, poszukiwanie odpowiedniego miejsca powinna poprzedzać decyzja o ilości uczestników. Od tego, ilu gości przyjedzie na spotkanie, zależy przecież wymagana wielkość pomieszczenia. Absolutnie niedopuszczalna jest organizacja konferencji w miejscu zbyt ciasnym, w którym niemożliwe będzie wygodne usadzenie gości. Jednocześnie wynajęcie zbyt dużej sali konferencyjnej będzie generowało zbędne koszty. Dlatego podkreślamy raz jeszcze: wyboru lokalu dokonujemy w oparciu o planowaną ilość uczestników. Do liczby uczestników, ale też formy spotkania, dobieramy odpowiedni układ miejsc. W przypadku niewielkich spotkań biznesowych sprawdzi się rozkład z krzesłami ustawionymi wokół jednego stołu. Kiedy konferencja ma przebiegać w formie prezentacji, obserwowanych przez większą ilość słuchaczy, sprawdzi się układ kinowy lub szkolny. Na koniec zostawiamy nie mniej ważną kwestię, czyli standard wyposażenia. Każda sala konferencyjna musi posiadać klimatyzację. Ważny jest także system zaciemniania, dzięki któremu możliwe jest korzystanie z projektorów również w czasie dnia. W dzisiejszych czasach obowiązkiem organizatora jest zapewnienie prelegentom dostępu do sieci internetowej. W dobrej sali konferencyjnej, oprócz standardowych whiteboardów ze zmywalnymi mazakami znajdziemy nowoczesne ekrany, monitory i pełne wyposażenie multimedialne, zapewniające najwyższą jakość obrazu prezentacji oraz niezawodne nagłośnienie.