Przeprowadzka biura. Jak przygotować firmę do zmiany lokalizacji?

Jednym z trudniejszych przedsięwzięć w każdej firmie są niewątpliwie przeprowadzki. Konieczne jest zatroszczenie się o wiele elementów, które wydają się oczywiste, jednak w trakcie całego procesu często mogą zostać pominięte. Podczas przenoszenia siedziby przedsiębiorstwa należy pamiętać między innymi o odpowiednim zabezpieczeniu transportu. Jak przygotować się do przeprowadzki i czy jest to w ogóle możliwe?

Zmiana lokalizacji firmy – na co należy zwrócić uwagę?

Przenoszenie firmy to trudne zadanie. Okazuje się jednak, że można je sobie nieco ułatwić – zwracając uwagę na dokładne zaplanowanie następujących prac. Konieczne jest uwzględnienie przeprowadzki:

• mebli,
• komputerów,
• dokumentów,
• rzeczy osobistych pracowników.

Warto pamiętać o zasadzie, że im większe biuro do przeniesienia do nowej lokalizacji, tym trudniejsze jest zorganizowanie odpowiedniego transportu. W przypadku biur jednoosobowych przeprowadzka jest zazwyczaj bardzo prosta – większość rzeczy osobistych może zostać przewieziona samodzielnie. Pozostały sprzęt taki jak meble, regały wymaga jednak wynajęcia odpowiedniej firmy. Podobnie jest w przypadku dużego biura – wówczas ilość rzeczy do przewiezienia jest zdecydowanie większa – proporcjonalnie do ilości zatrudnianych pracowników.

Przygotowanie do przeprowadzki biura – czy jest to możliwe?

Firmy, które w większych miastach odpowiadają za przeprowadzki – Łódź, Warszawa, Poznań – bardzo często pomagają swoim klientom przygotować się do zmiany lokalizacji. Specjaliści doskonale wiedzą, że nie należy niczego zostawiać kwestii przypadku. W tym celu sporządza się spis wszystkich rzeczy znajdujących się w biurze i szacuje ich przybliżoną wagę. Warto również wyznaczyć odpowiedni termin przeprowadzki. Najrozsądniejszym rozwiązaniem często okazuje się organizacja transportu w weekend, kiedy dane biuro nie prowadzi usług – dzięki temu ogranicza się przestój w pełnieniu obowiązków. Wszyscy pracownicy powinni zostać poinformowani odpowiednio wcześniej o planowanych pracach związanych z przeprowadzką. Dzięki temu oni sami częściowo będą mogli zająć się pakowaniem, czy zabezpieczaniem wyposażenia.

Specjalista z firmy Autor Przeprowadzki zauważa:

Podczas zmiany lokalizacji przedsiębiorstwa warto wyznaczyć jedną osobę, która będzie za nią odpowiedzialna.
W przypadku większego biura może być to również grupa ludzi, która będzie odpowiadała za koordynację wszelkich prac – dodaje.

Przeprowadzka biura – to nie takie proste

Organizacja przeprowadzki biura to tylko z pozoru łatwe zadanie. Bardzo często już na etapie pewnych działań w tym zakresie okazuje się, że konieczne jest wynajęcie specjalistycznej firmy, która będzie odpowiadała, chociażby na wyniesienie ciężkich rzeczy, czy przewiezienie ich do nowej lokalizacji – co wiąże się z posiadaniem odpowiedniego samochodu.