Znaczenie i zasady ewidencji środków trwałych

Lista tego, o czym pamiętać trzeba podczas zarządzania firmą do najkrótszych nie należy. Oprócz spraw skupionych wokół samego przedmiotu działalności, występują także te wiążące się z szeroko pojętą księgowością. Ustawodawca wymaga bowiem od nas sporządzania między innymi rejestrów vatowskich oraz spisów wyposażenia i środków trwałych.

Prawidłowe prowadzenie tytułowej ewidencji, nie jest do końca łatwym zadaniem. Nastręcza problemów nie tylko początkującym przedsiębiorcom, ale też tym, którzy na rynku funkcjonują od wielu lat. W dalszej części niniejszego artykułu postaramy się przystępnie przybliżyć ten temat, skupiając się przede wszystkim na zasadach odnoszących się do środków trwałych. Serdecznie zapraszamy do ciekawej lektury.

Kogo obowiązuje prowadzenie owej ewidencji?

Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje pewne kwestie związane z ową ewidencją. Zgodnie z treścią paragrafów prowadzić ją muszą osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne, spółki jawne oraz partnerskie. Co ważne, obowiązek ten dotyczy również tak zwanych ryczałtowców. Jeśli wartość początkowa danego składnika nie przekracza kwoty 10 000 zł, właściciel firmy nie musi wprowadzać do go ewidencji. Zamiast tego bez problemu zaliczy takie dobro bezpośrednio w koszty, tracąc jedynie możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Czym jest środek trwały?

Zdefiniować można go jako własność lub współwłasność podatnika, wykorzystywaną zgodnie z potrzebami danej działalności, albo oddaną do używania na podstawie umowy najmu bądź dzierżawy. Oprócz tego musi być ona nabyta lub wytworzona we własnym zakresie, kompletna i zdatna do użycia od pierwszego dnia. Przewidywany okres wykorzystania takiego środka powinien być ponadto dłuższy niż jeden rok. Przykłady? Mogą to być budynki, maszyny, środki transportu czy też urządzenia elektroniczne.

Najważniejsze wytyczne

Jak się okazuje ewidencja ta nie ma określonego wzoru, co oznacza, że może występować nawet w postaci odręcznie wypisywanej kartki. Całość niemniej – jakakolwiek by nie była – zawierać musi pewne elementy.

Zaliczamy do nich – mówi ekspert z toruńskiego Biura Doradztwa Podatkowego – między innymi datę nabycia, datę przyjęcia do użytkowania, wartość początkową czy też symbol Klasyfikacji Środków Trwałych. Istotnymi informacjami są także: stawka amortyzacyjna i kwota odpisu. Pamiętać trzeba przy tym o obowiązkowych aktualizacjach danych, uwzględniających różne ulepszenia. Pozbycie się figurującej w spisie rzeczy bądź nieruchomości, należy zaś zawsze uzasadniać.

Wiedzmy, że przepisy nie określają również zasady poprawiania poszczególnych składowych wykazu. Mimo tego, za dopuszczalne uznaje się skreślenie – z zachowaniem czytelności – poprzedniej wartości i zastąpienie jej nową. Wszystko jednak opatrzyć warto podpisem oraz odpowiednią datą.