Jakie są zalety wynajmu drukarek?

Mimo postępu cyfryzacji wciąż wiele danych i ważnych dokumentów – takich jak umowy czy faktury – przechowujemy w formie papierowej. Dlatego też w biurach, urzędach i innych placówkach, gdzie występuje duży obrót dokumentów, niezbędnym elementem wyposażenia jest solidna, wydajna drukarka. Nie musimy ich kupować na własność, na rynku znajdziemy firmy oferujące wynajem potrzebnych nam urządzeń. Jakie są zalety tego rozwiązania?

Niskie koszty prowadzenia działalności

Główną zaletą wynajmu drukarek jest obniżenie dzięki temu kosztów utrzymania biura. Wysokiej jakości urządzenie wielofunkcyjne, które pozwala nie tylko drukować, ale również skanować i kopiować dokumenty to koszt rzędu kilkunastu tysięcy złotych. Jeśli nasza firma zatrudnia wielu pracowników i mieści się w większym obiekcie, konieczne jest wyposażenie się w co najmniej kilka takich urządzeń, aby zapewnić wszystkim komfort korzystania z nich. Co za tym idzie, nasze wydatki wzrastają do poziomu kilkudziesięciu tysięcy złotych. A to jeszcze nie wszystko – do tej kwoty należy doliczyć również koszty eksploatacyjne, a więc zakup papieru oraz tuszu lub tonerów, a także ewentualne koszty serwisowania. Wynajem sprzętu do drukowania jest rozsądna alternatywą przede wszystkim ze względu na generowane w ten sposób oszczędności – nie musimy kupować własnego sprzętu, nie ponosimy kosztów eksploatacyjnych, naszym jedynym wydatkiem jest rozliczenie z firmą wynajmującą sprzęt. Jest to rozwiązanie szczególnie dobre dla przedsiębiorstw, które dopiero zaczynają działalność i nawet nie mogą sobie pozwolić na własny sprzęt.

Możliwość zmiany drukarki

Ktoś może podnieść argument, że miesięczne, zryczałtowane opłaty po pewnym okresie czasu sumują się do kwoty, za którą można już kupić dobrej jakości własną drukarkę. To prawda, warto jednak zwrócić uwagę na to, że używany sprzęt z czasem starzeje się, staje się coraz bardziej awaryjny, a i technologia użyta do jego produkcji pozostaje w tyle do najnowszych urządzeń na rynku. Jeśli kupimy własny sprzęt, musimy pogodzić się z tym, że zostaniemy z nim na dłuższy czas, nawet jeśli już nie spełnia naszych oczekiwań. W przypadku wynajmu nie ma takiego problemu. Sprzęt, który wynajęliśmy możemy w dowolnej chwili wymieniać na bardziej nam odpowiadający, bez potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów.

Serwis w cenie

Jak wspomnieliśmy wcześniej, w ramach kosztów wynajmu drukarek otrzymujemy również pełen serwis, a więc między innymi wymianę potrzebnych materiałów eksploatacyjnych, usuwanie usterek etc. Jest to bardzo wygodne, ponieważ nie musimy sami martwić się takimi kwestiami – oszczędzamy czas, zyskujemy komfort.

Mozliwości współpracy

Firmy wynajmujące sprzęt biurowy proponują swoim klientom zróżnicowane formy współpracy. W ofercie firmy HiCopy z Gdańska znajdziemy podział na ofertę elastyczną i stabilną:

- Oferta elastyczna przeznaczona jest dla firm, które nie znają jeszcze swoich potrzeb, na przykład nie wiedzą jaka jest średnia ilość drukowanych dokumentów – mówi przedstawiciel firmy – Dajemy w niej możliwość wymiany wynajętej drukarki w sytuacji, gdy dany model nie spełnia oczekiwań klienta. Oferta stabilna skierowana jest dla klientów, którzy już mniej więcej wiedzą, jakiego sprzętu potrzebują i chcą minimalizować wydatki.