Co powinien zawierać rejestr VAT i kto powinien go prowadzić?

Każdy przedsiębiorca co do zasady jest zobowiązany do zarejestrowania się do VAT, choć w  niektórych sytuacjach przysługuje mu zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe. A co powinien zawierać rejestr VAT? Ewidencję sprzedaży oraz zakupów – aby można było wyliczyć kwotę należnego podatku oraz odliczeń. Zapraszamy do przeczytania artykułu, w którym wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia dotyczące rejestru VAT.

Kto musi prowadzić rejestr VAT i kiedy można skorzystać ze zwolnienia?

Jak wspomnieliśmy na samym początku, teoretycznie każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru VAT. Nie musi się on jednak rejestrować w dwóch przypadkach: kiedy sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. złotych rocznie (zwolnienie podmiotowe) oraz wówczas, kiedy sprzedaje wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT (zwolnienie przedmiotowe). Warto jednak pamiętać, że w przypadku zwolnienia podmiotowego, przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję uproszczoną za każdy dzień, w celu ustalenia, czy nie przekracza limitu uprawniającego do zwolnienia z VAT.

A jeśli przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru VAT? Musi złożyć druk VAT-R najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. To ważne, ponieważ taka sytuacja może zostać uznana za przestępstwo karno-skarbowe, za które grozi grzywna, a nawet pozbawienie wolności.

Co powinien zawierać rejestr VAT?

Czynni podatnicy VAT są zobowiązani do prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Przepisy nie określają wzoru ewidencji, jednak ważne jest, aby zawierała ona takie dane jak: przedmiot i podstawę opodatkowania, wysokość kwoty i korekt podatku należnego, a także podatku naliczonego, kwoty podlegające wpłacie lub zwrotowi z urzędu skarbowego oraz inne dane, które służą do identyfikacji transakcji i podatnika. Dzięki temu dane z ewidencji pozwalają na przygotowanie deklaracji podatkowej, informacji podsumowującej oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego – JPK_VAT. Ze względu na stopień skomplikowania, prowadzeniem rejestru zakupu i sprzedaży VAT zazwyczaj zajmują się biura rachunkowe – w Łodzi taką usługę oferuje m.in. ABM Consulting.

Co ważne, nawet podatnik zobowiązany do prowadzenia rejestru VAT, nie musi ewidencjonować w nim zakupów związanych wyłącznie z czynnościami zwolnionymi, nieopodatkowanymi lub tymi,  od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wydatki te nie mają bowiem wpływu na ostateczną wysokość zobowiązania podatkowego, dlatego nie trzeba ujmować ich w rejestrze.