Ewidencja czasu pracy kierowców – na czym polega i jak ją sporządzić?

Firmy transportowe są zobowiązane do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. To trudne zadanie, szczególnie w przypadku dalekich tras, gdzie zwiększa się prawdopodobieństwo nieprzewidywalnych zdarzeń drogowych. Jednak przepisy mają na względzie dobro zarówno pracowników jak i pracodawców. Sporządzone raporty ma prawo kontrolować Państwowa Inspekcja Pracy oraz Inspekcja Transportu Drogowego.

Jaki jest cel i struktura ewidencji?

Regulacje prawne dotyczące czasu pracy kierowców, mają na celu przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa na drogach. Jeżeli ktoś przemęczony prowadzi samochód, ryzyko wypadku wzrasta wielokrotnie. Niedysponowany kierowca stanowi zagrożenie nie tylko dla samego siebie, ale również dla innych użytkowników dróg, narażając wszystkich na poważne uszkodzenia ciała, a nawet śmierć. Ponadto, przepisy mają na celu ochronę dóbr pracowniczych oraz rzetelne ustalanie wynagrodzenia.

O tym, jak powinna wyglądać ewidencja, określa artykuł 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). Pracodawca może ją prowadzić w formie:

• zapisów na wykresówkach,
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub,
• rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w powyższych punktach.

·      Pracodawca może wybrać dogodną dla siebie formę ewidencji i jest zobowiązany przechowywać jej zapis przez 3 lata. Doświadczenie pokazuje, że sporządzenie i zabezpieczenie wymaganej dokumentacji nie jest prostym zadaniem – stwierdza przedstawiciel Kancelarii Prawno-Rachunkowej ULTIMA w Białymstoku. – Dlatego oferujemy usługi w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. To jednak zaledwie jeden z elementów naszej oferty. Dążymy do kompleksowego wsparcia przedsiębiorców w kwestiach prawno-administracyjnych oraz księgowo-kadrowych.

Sporządzanie ewidencji

Prawidłowo sporządzona ewidencja czasu pracy kierowcy musi zawierać następujące informacje:

• dane o czasie pracy wykonanej przez konkretnego pracownika w dni robocze,
• wyodrębnienie godzin przepracowanych w niedziele i święta oraz innych dniach wolnych od pracy,
• wyodrębnienie godzin przepracowanych w porze nocnej oraz godzinach nadliczbowych,
• dane o dyżurach, urlopach, zwolnieniach lekarskich oraz nieobecnościach w pracy z innych powodów.

·      Ewidencję czasu pracy należy sporządzać indywidualnie dla każdego pracownika. Nie jest ona tożsama z listą obecności czy harmonogramem pracy. Powinna być chronologiczna, spójna i rzetelna. Może być prowadzona w formie elektronicznej, lecz ze względu na niebezpieczeństwo jej utraty, zaleca się, by co jakiś czas sporządzać wydruki. Na wypadek kontroli drogowej, kierowca musi posiadać przy sobie dane z ostatnich 28 dni.

Pracodawca ustala, czy ewidencja prowadzona jest za okres miesiąca, kwartału, roku czy innym. Może również zlecić prowadzenie rozliczeń czasu pracy kierowców firmie specjalizującej się w świadczeniu tego typu usług.

Czym grozi nieprawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców?

Organem uprawnionym do kontrolowania ewidencji jest Państwowa Inspekcja Pracy. Jej brak jest karalny:

• grzywną (od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych),
• nakazem sporządzenia ewidencji za zaległy okres (nawet do 3 lat wstecz),
• obowiązkiem wypłacenia kierowcom wszelkich dodatków.

·  Prowadzenie ewidencji pracy kierowców należy do podstawowych obowiązków właścicieli firm oferujących usługi w zakresie transportu drogowego. Braki w tym względzie pociągają za sobą konsekwencje finansowe. Zwiększają również prawdopodobieństwo przegranej w procesie sądowym, jeżeli pracownik zdecyduje się wytoczyć proces w sprawie niesprawiedliwego wynagrodzenia.