Gdzie zorganizować konferencję, by zainteresować nią uczestników?

Szkolenia oraz konferencje biznesowe i naukowe to wydarzenia wymagające szczególnej oprawy. Bez wątpienia największe znaczenie ma merytoryczny plan eventu, jednak za niezwykle istotny element należy uznać także miejsce spotkania. Świetnym pomysłem jest zaproszenie uczestników do odpowiednio przygotowanego hotelu, którego dodatkowy atut stanowi malownicza okolica, np. w otoczeniu górskich szczytów.

Lokalizacja świadczy o randze wydarzenia

Jednym z najlepszych sposobów na podkreślenie prestiżowego charakteru eventu jest jego organizacja w obiekcie wyróżniającym się wysokim standardem. Goście powinni mieć zapewnione nie tylko wygodne noclegi, lecz również smaczne wyżywienie. Ponadto warto zadbać o dodatkowe atrakcje, które będą sprzyjać integracji i jednocześnie pomogą zagospodarować czas wolny.

Pracownik hotelu Meta Resort Vine & SPA w Szczyrku przyznaje, że uczestnicy konferencji korzystają chętnie zarówno z restauracji, jak i stref do odpoczynku: Po wykładach i panelach dyskusyjnych, wymagających wytężonej pracy umysłowej, wiele osób chce odpocząć. W związku z tym dużą popularnością wśród uczestników konferencji cieszą się klub muzyczny oraz SPA, wyposażone w saunę i wannę z hydromasażem. W rozładowaniu stresu nieocenione są także masaż lub trening na basenie.

Dla organizatorów konferencji szukających dobrej lokalizacji na południu Polski często ważne jest nie tylko to, czy w danym obiekcie znajduje się sala konferencyjna z widokiem na góry, ale też to, że w wydarzeniu może jednocześnie wziąć udział nawet kilkaset osób i wszystkie mogą liczyć na efektywne połączenie pracy z wypoczynkiem. Minusem organizacji eventów w takich hotelach jest wysoki koszt, lecz odpowiedzią na tego typu problem są atrakcyjne pakiety biznesowe.

Czym powinna wyróżniać się dobrze wyposażona sala konferencyjna?

Wykłady i dyskusje będą przebiegać bardziej owocnie, jeśli odbędą się w dobrze przygotowanych do tego salach. Oprócz oczywistego wyposażenia – takiego jak np. sprzęt komputerowy, nagłośnienie, rzutniki – ważną kwestię stanowi wielkość pomieszczenia i łatwość jego dowolnego zaaranżowania. Konferencje czy szkolenia zwykle trwają co najmniej kilka godzin, w związku z czym przestrzeń musi być komfortowa. Przestronne, nowoczesne centrum kongresowe jako miejsce organizacji konferencji również stanowi więc element zachęcający do wzięcia udziału w danym wydarzeniu.

Warto już na etapie wysyłania zaproszeń przedstawić uczestnikom układ sali i podkreślić jej wszystkie atuty: klimatyzację, wygodne krzesła, dźwiękoszczelność, mobilne ściany umożliwiające dopasowanie przestrzeni do liczebności grupy. Małe, niespełniające współczesnych wymagań sale mogą zniechęcić do zapisania się na wydarzenie – do skutecznego przyswajania wiedzy niezbędne jest stworzenie właściwych warunków.

Osoby przygotowujące szkolenia i konferencje stoją przed wieloma wyzwaniami logistycznymi, ale wybór odpowiedniej lokalizacji powinien stanowić ich priorytet. Co ważne, nawiązanie współpracy z godnym zaufania hotelem sprawia, że część obowiązków zostaje oddelegowana. Większość pakietów biznesowych zawiera ustalenia dotyczące wyżywienia i możliwości zagospodarowania czasu wolnego, dzięki czemu organizatorzy mogą z większym zaangażowaniem poświęcić się opracowaniu merytorycznego, interesującego planu wydarzenia.