3 zalety i 3 wady outsourcingu usług księgowych

Outsourcing usług księgowych nie jest niczym nowym – przynajmniej w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej oraz niewielkich przedsiębiorstw, zatrudniających kilka czy kilkanaście osób. To po prostu ekonomiczna konieczność. Natomiast w przypadku dużych przedsiębiorstw zlecanie usług księgowych zewnętrznej firmie ciągle budzi wiele wątpliwości. Przedstawiamy najważniejsze wady i zalety tego rozwiązania. 

Jeżeli zastawiasz się nad się nad outsourcingiem usług księgowych, powinieneś poznać argumenty za i przeciw temu rozwiązaniu. Zaczniemy od możliwych zagrożeń prowadzenia księgowości przez zewnętrzny podmiot. 

3 możliwe zagrożenia związane z outsourcingiem usług księgowych 

Zagrożenia nie zawsze wynikają z realnych sytuacji, lecz z obaw, które zawsze budzi udostępnianie ważnych dla firmy dokumentów. I właśnie obawa o możliwość wycieku danych wrażliwych jest uważana za największą wadę outsourcingu księgowości. Jednocześnie należy pamiętać, że ryzyko wglądu do informacji księgowych przez osoby postronne, nie musi być efektem celowego działania. Powód bywa zazwyczaj prozaiczny: zaniedbanie zasad bezpieczeństwa, w tym stosowania odpowiednich procedur i oprogramowania. Taka sytuacja może zdarzyć się również we własnej księgowości. 

Drugie ryzyko, to brak kontroli i wpływu na dobór pracowników. Tak naprawdę nie wiesz, kto odpowiada za prowadzenie twoich spraw. Biura rachunkowe mają sporą rotację pracowników, a co za tym idzie dość często zmienia się poziom kompetencji doświadczenia. Jednak w renomowanych biurach rachunkowych średnia nigdy nie spada poniżej określonego, dość wyśrubowanego poziomu. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości można zastosować wymianę kadr, co w przypadku prowadzenia własnej księgowości nie jest tak łatwe do przeprowadzenia. 

Może się też zdarzyć, że biuro rachunkowe zawiesi działalność i będziemy zmuszeni szukać zastępstwa w najmniej odpowiednim dla nas momencie. I to jest trzecia z możliwych wad outsourcingu usług księgowych. Jednak i na tym polu własna księgowość nie jest wyraźnie lepszym rozwiązaniem w zestawieniu z outsourcingiem, bo nie strzeże przed zdarzeniami losowymi.  

Reprezentant biura rachunkowego Partner Gospodarczy z Poznania zwraca uwagę na fakt, że wszystkie wymienione zagrożenia można zneutralizować: – Podstawową kwestią jest wybór zaufanego, posiadającego odpowiednie referencje partnera. Jeżeli zrobimy solidny research i wybierzemy biuro księgowe z ugruntowaną pozycją na ryku, to jest bardzo mało prawdopodobne, a w praktyce niemożliwe, że dojdzie do ujawnienia danych firmowych. Będziemy też mieli gwarancję, że naszymi księgami zajmują się wysokiej klasy fachowcy. Poza tym duże kancelarie nie likwidują działalności z dnia na dzień, więc nie zostaniemy nagle pozostawieni bez obsługi. 

3 powody, dlaczego warto zlecić prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie 

Najważniejszą korzyścią jest oczywiście optymalizacja kosztów osobowych. Zatrudnienie księgowego to pory wydatek. Sporą trudnością jest też pozyskanie osoby z odpowiednimi kompetencjami: proces rekrutacji i wdrożenia jest czasochłonny, kosztowny i nie daje pewności, że wybierzemy właściwą osobę. Korzystając z usług biura rachunkowego możemy korzystać ze wsparcia najlepszych fachowców. Jeżeli nie jesteśmy zadowoleni ze współpracy w każdej chwili możemy zmienić firmę lub obsługująca nas osobę. 

Posiadanie własnej księgowości, to nie tylko koszty pracy, ale też konieczność zapewnienia osobnego pomieszczenia wyposażenia, sprzętu IT oraz odpowiedniego oprogramowania księgowego. Gdy korzystamy z usług biura rachunkowego, nie ponosimy kosztów organizacji i wyposażenia stanowiska pracy dla księgowego. 

Trzecią niezwykle ważną zaletą współpracy z biurem księgowym jest pełna dyspozycyjność obsługujących nas fachowców. Nie musimy brać poprawki na zwolnienia lekarskie, urlopy, wyjazdy na szkolenia czy wypadki losowe. Zawsze, gdy będziemy tego potrzebowali, w słuchawce odezwie się głos konsultanta. Otrzymamy poradę, a dokumenty będą zawsze przygotowane na czas. W razie potrzeby biuro rachunkowe podejmie się reprezentowania przed organami kontrolnymi – przed urzędem skarbowym, inspekcją pracy czy ZUS-em.