Co generuje największe koszty przy zagranicznej podróży służbowej?

Wydatki na zagraniczną podróż służbową pracownika pokrywa z reguły pracodawca. Przy spełnieniu pewnych warunków ma on możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Wiadomo, że z powodu odległości i cen w innych państwach służbowa podróż może dużo kosztować przedsiębiorstwo. Czy pewne wydatki da się obniżyć? Jakie sytuacje podczas zagranicznej podróży służbowej generują najwięcej kosztów?

Koszty przejazdów i dojazdów na miejscu

Pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową, może określić rodzaj transportu. Wiadomo, że wyprawa za granicę wymaga sporych nakładów na bilet. Na ogół jest to bilet lotniczy, chyba że miejsce docelowe leży niedaleko granicy, wtedy jest możliwość podróżowania pociągiem. W pozostałych przypadkach jednak wybierany jest transport samolotem.

Aby obniżyć wydatki związane z biletami, warto skorzystać z usług firm takich, jak CST Lotnicze, które zajmują się organizacją i obsługą wszelkich podróży, w tym służbowych. Taka pomoc oznacza przede wszystkim wybór najlepszego połączenia we wskazanym przedziale cenowym oraz rezerwację biletów.

Przejazdy na miejscu również mogą generować spore koszty, zwłaszcza gdy zachodzi konieczność wynajęcia auta. Nie można skazywać pracownika na poruszanie się transportem publicznym, bo zazwyczaj podróżuje z ważną dokumentacją biznesową. Jednak w niektórych przypadkach jest możliwa negocjacja z lokalnym kontrahentem w sprawie umożliwienia transportu dla gościa.

Koszty noclegów

Ceny noclegów w podróży służbowej również mogą należeć do wysokich, aczkolwiek każde przedsiębiorstwo powinno wydać własne rozporządzenia na temat widełek, w jakich mogą się one mieścić. Pracownik, który płaci za hotel na bieżąco i później dostaje zwrot kosztów od pracodawcy, może wykupić nocleg o wyższym standardzie, jednak otrzyma zwrot tylko do określonego limitu. Natomiast oszczędzanie na standardzie hotelu byłoby nieetyczne. Wówczas istnieje możliwość skorzystania z usług podmiotów, których przedmiotem działalności jest organizacja i obsługa podróży służbowych. Pomoc polega na wyszukaniu w docelowym miejscu optymalnego wyjścia w postaci odpowiedniego standardu hotelu, który współistnieje z umiarkowanymi cenami.

Diety i koszty reprezentacyjne

Każdemu pracownikowi w podróży służbowej przysługują diety na wyżywienie. W tym wypadku trudno rozważać o oszczędnościach, jednak w przypadku tak zwanych wydatków reprezentacyjnych warto rozważyć, co jest bardzo ważne, a co mniej i czy wszystkie tego typu wydatki są uzasadnione.