Ewidencja czasu pracy kierowcy Przedsiębiorca
6 maja 2021

Co grozi za brak ewidencji czasu pracy kierowcy?

Jednym z podstawowych obowiązków, jakie prawo pracy narzuca na właścicieli firm transportowych oraz kierowców zawodowych, jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy, na którą składa się wiele elementów. Za nieprawidłowe prowadzenie danej ewidencji lub jego zaniechanie przewidziane są określone sankcje prawne. Jak zatem należy prowadzić ewidencję czasu pracy i co grozi przedsiębiorcy za jej brak?

Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy i z jakich elementów się składa?

Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego przedsiębiorcy wynikający z Ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 roku oraz art. 149 Kodeksu pracy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku ewidencja musi zawierać dane dotyczące czasu pracy w określonych dniach, w tym także dni wolne od pracy, niedziele i święta, w godzinach nocnych oraz nadliczbowych. Dodatkowo w ewidencji powinny znaleźć się informacje o nieobecnościach i zwolnieniach z pracy, dyżurach oraz urlopach, a całość powinna stanowić spójny i rzetelny dokument. 

Na właścicielach firm transportowych, którzy zatrudniają kierowców zawodowych lub pozostają z nimi w stosunku cywilnoprawnym i wykonują transporty na ich rzecz, dodatkowo ciąży obowiązek rejestracji pracy osób wykonujących działalność przewozową w transporcie drogowym, zgodnie z art. 9 Dyrektywy 2002/15. Celem ewidencji czasu pracy kierowców jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na drogach, ochrona dóbr pracowniczych oraz ułatwienie wyliczania wysokości należnego kierowcy wynagrodzenia.

Ponadto przypominam, że zgodnie z unijnym rozporządzeniem nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 roku, ewidencja czasu pracy kierowców obejmuje szereg czynności wykraczających poza prowadzenie pojazdu. Są to również czynności spedycyjne, załadunek i rozładunek lub ich nadzorowanie, zabezpieczenie towaru, wypełnianie formalności, obsługa pojazdu i naczep oraz pozostawanie w gotowości na stanowisku pracy – dodaje nasz rozmówca z firmy MAWEX, oferującej kompleksowe usługi w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców.

Wytyczne dotyczące czasu pracy kierowcy

Czas pracy kierowcy może być rozliczany w obrębie danego dnia bądź całego tygodnia. Zgodnie z prawem kierowca zawodowy może prowadzić pojazd nie dłużej niż przez 9 godzin dziennie (dwa razy w tygodniu może on przedłużyć czas prowadzenia pojazdu do maksymalnie 10 godzin). Dodatkowo po ostatnich zmianach związanych z tzw. Pakietem Mobilności czas ten można jeszcze wydłużyć o jedną lub dwie godziny, pod warunkiem, że kierowca, bezpośrednio przed rozpoczęciem dodatkowego czasu pracy, odbył przerwę trwającą nieprzerwanie 30 minut oraz dokonał odpowiedniego opisu takiego przedłużenia. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy dodatkowy czas potrzebny jest kierowcy na dotarcie do miejsca zamieszkania w celu wykorzystania regularnego tygodniowego okresu wypoczynku lub do centrum operacyjnego pracodawcy. W wymiarze tygodniowym maksymalny czas pracy kierowcy wynosi 56 godzin, przy czym suma godzin przepracowanych przez kierowcę w dwóch następujących po sobie tygodniach nie może przekroczyć 90 godzin.

Ponadto obowiązują wytyczne dotyczące dziennych przerw w pracy kierowcy zawodowego, w myśl których nie może prowadzić pojazdu nieprzerwanie przez 9 godzin. Najpóźniej w połowie tego czasu, czyli po upływie około 4,5 godziny jazdy, kierowca ma obowiązek udać się na odpoczynek trwający nieprzerwanie 45 minut. Przerwę tą można rozłożyć na cały dzienny czas pracy – np. po 2,5 godzinach jazdy 15-minutowa przerwa, a po następnych 2 godzinach jazdy półgodzinna przerwa. Natomiast po sześciu dobowych okresach roboczych, kierowcy zawodowemu przysługuje odpoczynek tygodniowy.

Jak należy mierzyć czas pracy kierowcy i jakie dane powinny się znaleźć w ewidencji?

Klasyczna ewidencja czasu pracy kierowcy tworzona jest na podstawie danych konwertowanych z kart drogowych i wykresówek oraz plików pobranych z tachografu. To urządzenie pomiarowe, które rejestruje czas pracy kierowcy na podstawie działania prowadzonego przez niego pojazdu. Pomiar obejmuje ilość przejechanych kilometrów, czas prowadzenia auta, prędkość chwilową, okres dyżuru kierowcy, innej pracy oraz pauzy oraz wiele innych danych. Najnowsze tachografy rejestrują nawet pozycję GPS pojazdu. Zgodnie z art. 3 Rozporządzenia Rady (EWG), tachograf stanowi obowiązkowy element wyposażenia pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony oraz pojazdów służących do przewozu więcej niż 9 osób, z kierowcą włącznie. Wyróżniamy tachografy analogowe oraz cyfrowe. Od 1 maja 2006 roku w pojazdach należy montować wyłącznie tachografy cyfrowe – wyjątek stanowią pojazdy rejestrowane przed tą datą.

Tachograf cyfrowy zapisuje pomiary na wbudowanym nośniku pamięci oraz karcie kierowcy. Obowiązkiem przewoźnika jest odczyt z danej karty do 28 dni, a z jednostki pojazdowej do 90 dni. Od tej reguły przewidziane są jednak wyjątki i okres, po jakim należy wykonać odczyt, może ulec zmianie, np. w przypadku awarii tachografu. Wszystkie zebrane informacje, które zaliczane są do ewidencji czasu pracy kierowcy, należy przechowywać przez okres 3 lat. Kierowca ma prawo wnioskować o udostępnienie zgromadzonych danych, a pracodawca ma wówczas obowiązek mu je przedstawić. Ponadto ewidencja czasu pracy kierowcy powinna uwzględniać stawki za nadgodziny, pracę w nocy i w święta oraz przerwy. Jeżeli kierowca poniósł karę za nieusprawiedliwiony przystanek, taka informacja również powinna się znaleźć w ewidencji.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy a odpowiedzialność przewoźnika

Przewoźnik ma obowiązek zorganizować pracę zatrudnionemu kierowcy lub kierowcy wykonującemu transport w jego imieniu w taki sposób, aby była ona zgodna z prawem. To na nim spoczywa odpowiedzialność za sporządzenie harmonogramu pracy, informowanie o obowiązujących w danym momencie normach, prowadzenie ewidencji czasu pracy, a także wszelkie naruszenia, jakich dopuścił się kierowca. Na skutek poważnych naruszeń norm w zakresie czasu pracy przewoźnik może utracić licencję oraz zezwolenia w zakresie przewozu, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli PIP zagrożony jest karą grzywny od 1000 do nawet 30 000 zł. Za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy obowiązuje kara w wysokości 1000 zł. Ponadto taryfikator kar obejmuje m.in.:

  • brak harmonogramu okresów pracy kierowcy obejmującego okresy prowadzenia pojazdu – 2000 zł,
  • użycie niedozwolonego urządzenia podczas kontroli – 5000 zł,
  • dopuszczenie do naruszenia przepisów o czasie prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerwach i odpoczynku – 2000 zł,
  • dopuszczenie do naruszenia przepisów o stosowaniu urządzeń rejestrujących samoczynnie czas pracy kierowcy – 2000 zł,
  • przekroczenie tygodniowego wymiaru czasu pracy – do 2 godzin kara w wysokości 100 zł, powyżej 2 do 10 godzin kara w wysokości 300 zł i powyżej 10 godzin kara w wysokości 500 zł,
  • nieudzielenie przerwy – 300 zł.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy a jego odpowiedzialność

Kierowcy zawodowi, tak jak i przedsiębiorcy, zagrożeni są karami za naruszenia związane z ewidencją czasu pracy kierowcy. W przypadku kontroli kierowca ma okres przedstawić kartę kierowcy bądź wykresówki za bieżący dzień oraz poprzednie 28 dni. Okazanie cudzej karty lub wykresówki, a także jednoczesne używanie więcej niż jednej karty lub wykresówki, zagrożone jest karą grzywny w wysokości 2000 zł. Kara tej samej wysokości przewidziana jest także dla tych kierowców, którzy wspólnie używają tej samej karty lub wykresówki. W przypadku nierejestrowania czasu pracy kierowcy bądź samowolnej ingerencji w pracę urządzenia rejestrującego znajdującego się w pojeździe, której efektem była zmiana wskazań urządzenia, kara grzywny również wynosi 2000 zł. Ponadto taryfikator kar dla najczęściej popełnianych przez kierowców naruszeń prezentuje się następująco:

  • przekroczenie maksymalnego dziennego okresu prowadzenia pojazdu – 100 zł za każdą godzinę,
  • skrócenie dziennego czasu odpoczynku o czas powyżej 15 minut do jednej godziny, a także za każdą kolejną godzinę – 100 zł,
  • przekroczenie tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu o czas powyżej 30 minut do 2 godzin oraz za każdą kolejną rozpoczętą godzinę – 50 zł,
  • przekroczenie tygodniowego wymiaru czasu przez kierowcę osobiście realizującego transport na rzecz przedsiębiorcy: do dwóch godzin – 50 zł, powyżej 2 do 10 godzin – 300 zł, powyżej 10 godzin – 500 zł.