Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych prowadzonych dla przedsiębiorców?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych swojej firmy. W zależności od typu działalności, przedsiębiorca na mocy prawa ma obowiązek dostosowania się do konkretnego modelu prowadzenia ewidencji lub może dopasować go do własnych preferencji, wybierając spośród dostępnych możliwości. Wyjaśniamy, jak powinny wyglądać prawidłowo prowadzone księgi i co powinny zawierać.

Główne elementy ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe zawierają szczegółowy opis każdych, nawet najdrobniejszych wydatków lub przychodów firmy, dzięki czemu stanowią podstawowe i najbardziej rzetelne źródło wiedzy o stanie finansowym przedsiębiorstwa. Co więcej, na ich podstawie można wykazać wszystkie koszty ponoszone w ramach wynagrodzeń pracowników, czynszów czy zobowiązań kredytowych.

W skład ksiąg rachunkowych wchodzi pięć najważniejszych elementów, przy czym każdy z nich służy do rejestrowania innego rodzaju operacji. Dziennik jest częścią ksiąg mającą na celu chronologiczne uporządkowanie wszystkich działań. Powinien być, zatem prowadzony w jak najbardziej przejrzysty sposób. Zapisy powinny być numerowane i dokonywane tak, aby możliwe było powiązanie ich z zatwierdzonymi dowodami danej transakcji. Oprócz tego dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie zapisanych obrotów z zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej. Konta księgi głównej, znane również pod nazwą kont syntetycznych, powinny obejmować te same zapisy, co dziennik, ale ujęte w porządku systematycznym.

Księgi rachunkowe powinny zawierać również konta ksiąg pomocniczych, które stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów księgi głównej i zawierają rejestrację m.in. operacji sprzedaży i zakupu, wynagrodzeń dla pracowników, transakcji z kontrahentami, a także operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. Oprócz tego w skład ksiąg rachunkowych wchodzi bilans próbny zawierający zestawienie obrotów i sald. Powinien obejmować takie elementy jak symbole lub nazwy kont, salda kont i ich sumę na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, za okres sprawozdawczy oraz na koniec okresu sprawozdawczego. Głównym celem bilansu jest sprawdzenie zgodności zapisów w dzienniku i księdze głównej. Zazwyczaj sporządzany jest na koniec miesiąca, ale możliwa jest też jego częstsza kontrola. Istotnym elementem ksiąg jest również inwentarz, który powinien być sporządzony przez firmy nieprowadzące wcześniej pełnej księgowości. Jest to dokumentacja obejmująca wykaz składników aktywów i pasywów, potwierdzonych właśnie za sprawą inwentaryzacji. Rzetelne usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oferuje na przykład Biuro rachunkowe Atoran, świadczące również usługi podatkowe i kadrowe.

Podstawy zapisów w księgach rachunkowych

Każdy element uwzględniony w księgach rachunkowych musi posiadać swoje odzwierciedlenie w postaci dokumentacji, przechowywanej przez przedsiębiorstwo. Pierwszym rodzajem takich dowodów księgowych są źródła zewnętrzne obce, czyli otrzymane od kontrahentów. Są to m.in. faktury, rachunki czy paragony. Oprócz tego wyróżnia się również źródła zewnętrzne własne dotyczące dokumentów przekazywanych kontrahentom w oryginale, np. faktury sprzedażowe. W skład dokumentacji niezbędnej do prowadzenia ksiąg rachunkowych wchodzą również dowody wewnętrzne spółki, dotyczące operacji prowadzonych wewnątrz podmiotu i mogą to być m.in. dokumenty magazynowe.