Niszczenie dokumentów Przedsiębiorca
5 maja 2022

Czy wszystkie niszczarki są zgodne z RODO?

Wiele firm codziennie pozbywa się niepotrzebnych dokumentów za pomocą niszczarki. Okazuje się jednak, że wraz z wejściem ustawy RODO określono, jakie normy muszą spełniać urządzenia wykorzystywane do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Czy wszystkie niszczarki są zgodne z tymi wytycznymi? Jakim konkretnie normom mają odpowiadać i dlaczego?

Niszczarki zgodne z RODO

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) obowiązuje na terenie UE od 25 maja 2018 r. Wprowadziło ono spore zmiany w podejściu do traktowania danych osobowych nie tylko utrwalanych w wersji elektronicznej, ale też papierowej. Określono w nim także konkretne normy, jakie muszą spełniać urządzenia, wykorzystywane do usuwania dokumentów zawierających takie dane. Niszczarki zgodne z RODO muszą niszczyć papiery na poziomie przynajmniej P-4, czyli dzieląc je na fragmenty o wielkości do 160 mm2.

Warto mieć świadomość, że niedopatrzenie tej kwestii wiąże się z poważnymi karami finansowymi. Ich wysokość maksymalnie może wynieść 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa albo do 20 mln euro.

Międzynarodowa norma DIN

Międzynarodowa norma DIN 66399 to standard wykorzystywany do określania poziomu dokładności niszczenia dokumentów. To właśnie do niego odnosi się wspomniana wyżej klasa bezpieczeństwa P-4. Jest ona przewidziana dla dokumentacji zawierającej szczególnie poufne i wrażliwe dane. Dlatego firmy, które wytwarzają tego rodzaju dokumenty, muszą się upewnić, czy mają w biurze niszczarki odpowiednio zaklasyfikowane według normy DIN.

Niszczarki zgodne z RODO sprzedaje oraz dzierżawi dystrybutor drukarek KOPIER TECHNIK S.C. z Raszyna-Jaworowa w okolicy Warszawy.

Jak dbać o bezpieczeństwo danych w formie papierowej?

Oprócz samego wyboru właściwego urządzenia niszczącego dokumenty z danymi osobowymi każda firma ma obowiązek podjąć też inne środki ostrożności, które pozwolą zachować bezpieczeństwo takich danych. Przedsiębiorstwa powinny np.:

  • określić cykl życia dokumentów, żeby wiadomo było, w którym momencie muszą zostać zutylizowane,
  • wyznaczać osoby uprawnione do niszczenia dokumentów,
  • uniemożliwiać dostęp do tajnych danych w wersji papierowej nieuprawnionym pracownikom i osobom z zewnątrz.

Firmy skrupulatnie przestrzegające przepisów RODO są bardziej wiarygodne i cieszą się większym zaufaniem klientów. Z pewnością więc warto zrobić wszystko, żeby znaleźć się wśród takich przedsiębiorstw. Zakup odpowiedniej niszczarki to niewielki wysiłek w porównaniu z zyskami, jakie daje trzymanie się obowiązujących norm.