Czym zajmuje się kancelaria tajna?

W każdym niemal przedsiębiorstwie są informacje i dokumenty, w które nie powinny mieć wglądu osoby niepowołane. Jednocześnie są to dokumenty na bieżąco potrzebne, a informacje w nich przetwarzane. Dlatego zaistniała konieczność powołania odpowiednich komórek organizacyjnych w przedsiębiorstwach, które zapewniają tajnym informacjom pełne bezpieczeństwo.

Co to jest kancelaria tajna i czy każdy może nią zarządzać?

 Kancelaria tajna to komórka organizacyjna w firmie, która należy do tak zwanych pionów ochrony. Ma ona za zadanie zapewnić bezproblemowy i płynny przepływ informacji tajnych, między osobami, które są do tego uprawnione. Kancelarie również mają za zadanie chronić fizycznie wszelkie dokumenty i informacje przez osobami niepowołanymi.

 Obowiązek powołania kancelarii tajnej istnieje wtedy, gdy w obiegu dokumentów pojawiają się pisma opatrzone klauzulą „tajne” lub „ściśle tajne”. Kierownik kancelarii może również podjąć decyzję o przyjęciu i przetwarzaniu dokumentów z klauzulą „poufne” i „zastrzeżone”.

 Pracownicy kancelarii tajnej nie mogą być przypadkowymi pracownikami z innych pionów, tylko osobami odpowiednio przeszkolonymi. Tego typu obsługą kancelarii tajnych w firmach zajmują się firmy takie jak 4TelPartner. Dostarczają one kompleksową wiedzę na temat przepisów prawnych dotyczących niejawności, systemów ochrony danych, koncesji i pozwoleń. W ofercie dodatkowo posiadają szkolenia na temat ochrony danych niejawnych a nawet pomagają w organizowaniu zabezpieczeń fizycznych.

Jakie wymagania musi spełnić kancelaria tajna?

 Aby w przedsiębiorstwie powstała kancelaria tajna, musi zostać powołany pełnomocnik do sprawa dokumentów niejawnych, oraz odpowiedni pion w strukturze organizacyjnej. Następnym krokiem jest zorganizowanie samej kancelarii, miejsca i sposobu przechowywania dokumentów. Koniecznością jest także przystosowanie obiektu lub jego części, by było to zgodne z odpowiednimi przepisami prawa.

 Oprócz pracowników bezpośrednio zajmujących się przetwarzaniem danych, kancelaria tajna zatrudnia również osoby do ochrony fizycznej danych, a także specjalistów do administrowania systemami informatycznymi.

 Wszelkie jednostki, które organizują kancelarię tajną, powinny dostosować wszelkie środki bezpieczeństwa do realnych, ewentualnych zagrożeń. Takimi zagrożeniami mogą być działania obcych służb specjalnych, sabotaż, kradzież a także atak terrorystyczny. Ochrona powinna również obejmować działania, które zapobiegają zniszczeniom dokumentów przez zalanie czy pożar, czy też bezzasadne wtargniecie niepowołanej osoby.