Przedsiębiorca
25 marca 2019

Hotel jako miejsce organizacji konferencji biznesowej

Nie każda firma ma wystarczające zasoby lokalowe, by zorganizować konferencję czy szkolenie na terenie własnego obiektu. Nie zawsze również jest to dobre rozwiązanie: niekiedy warto wyłamać się ze schematu i zorganizować takie wydarzenie poza siedzibą przedsiębiorstwa, zapewni to ludziom inspirujące warunki do pracy. Dziś przyglądamy się organizacji konferencji biznesowej w hotelu.

Zacznijmy jednak od samej idei organizacji konferencji poza firmą. Taki służbowy wyjazd może przynieść przedsiębiorstwu sporo korzyści: – pracownicy lepiej zintegrują się, oderwą się od codziennych obowiązków, rutyny i spojrzą na kwestie zawodowe z innej perspektywy, a przy okazji poczują się docenieni wyjazdem. Jednocześnie pozytywnie wpływa to na wizerunek i podnosi prestiż samej firmy, która inwestuje w organizację kluczowego dla jej rozwoju wydarzenia w atrakcyjnej lokalizacji – informuje nas ekspert Hotelu Amber z Gdańska. Organizacja konferencji w hotelu ma również sens z praktycznego punktu widzenia. Przyjrzyjmy się temu aspektowi bliżej.

Względy praktyczne

Organizacja konferencji w hotelu ma sens, jeżeli placówka oferuje klientom biznesowym szereg usług związanych z obsługą firm i przedsiębiorstw. Jest wtedy do realizacji takich zadań wszechstronnie przygotowana, ma tez doświadczenie w organizowaniu analogicznych imprez. Co to oznacza dla firmy? Przede wszystkim nieskrępowaną swobodę w realizacji zaplanowanych działań – wszystkie kwestie organizacyjne można wówczas powierzyć personelowi hotelu. Ten zapewni salę konferencyjną dobraną i dostosowaną do potrzeb zamawiającego, rozmieści grupę gości według wskazania, przygotuje niezbędne wyposażenie sali (nagłośnienie, rzutnik, ekran itp.), o określonej porze dostarczy catering, barek kawowy czy zaspokoi inne potrzeby (dostarczy napoje gdy zabraknie, przyniesie krzesła dla nadprogramowych gości itp.). Niezmiernie ważna jest też ciągła dostępność bazy noclegowej: uczestnicy konferencji mogą po zakończeniu dnia udać się bezpośrednio do swoich pokojów, nie musza jeszcze podróżować przez miasto do położonego gdzie indziej hotelu.

Konferencja… i nie tylko!

Rola hotelu w organizacji konferencji firmowej nie kończy się jednak tylko na zapewnieniu obsługi wydarzenia i bazy noclegowej. Dobry hotel jest przygotowany także na świadczenie uczestnikom takiej konferencji różnego rodzaju usług dodatkowych. Co kryje się za tym pojęciem? Wszelkiego rodzaju rozrywki, w których uczestnicy konferencji mogą wziąć udział. Mogą to być specjalnie przygotowane imprezy integracyjne, gry zespołowe, wycieczki itp. aktywności, ale może też relaks w strefie SPA, możliwość skorzystania z masaży lub innych udogodnień. A jeśli do tego hotel położony jest w atrakcyjnej okolicy, na przykład nad morzem, to zakres dostępnych „po godzinach” aktywności jeszcze się poszerza. Warto wreszcie przyjrzeć się ofertom tego typu placówek: wiele z nich oferuje bowiem promocyjne pakiety dla firm. Dzięki wykupieniu takiego pakietu cena za całościowe przygotowanie wydarzenia może być niższa, niż gdybyśmy chcieli wykupić poszczególne usługi oddzielnie.