Jak bezpiecznie niszczyć i utylizować dokumenty papierowe?

Kiedy prowadzimy jednoosobową działalność lub małą firmę, możemy sami zająć się niszczeniem dokumentów. Jednak prowadząc lub pracując w dużym przedsiębiorstwie, ilość takich dokumentów jest coraz większa, dochodzą też dane osobowe innych pracowników i informacje poufne, których nie można ujawnić. Jak bezpiecznie zutylizować duże ilości takich dokumentów?

Czas to pieniądz

Póki takich druków jest mało, samodzielne niszczenie dokumentów nie zajmuje dużo czasu ani wysiłku. Jednak kiedy zatrudniamy już wielu pracowników i zwiększamy obroty firmy lub instytucji, przewija się przez nią coraz więcej i więcej dokumentów i akt, których nie możemy tak po prostu wyrzucić na śmietnik, ponieważ zawierają dane, które nie mogą wyjść poza firmę. Mogą to być nie tylko dane osobowe, ale również technologie, projekty, karty wynagrodzeń czy korespondencje. Za ich ujawnienie mogą nam grozić nie tylko wielotysięczne lub nawet milionowe kary, ale również utrata reputacji lub płynności przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach, choć i takie się zdarzają, zagrożone jest również bezpieczeństwo nasze lub naszego pracownika. Bywa, że w konsekwencji niezabezpieczenia informacji poufnych przedsiębiorstwa upadają – co tylko udowadnia, jak ważna jest prawidłowa utylizacja takiej dokumentacji. Niszcząc ją samemu lub nawet powierzając to zadanie pracownikowi, poświęcamy na to mnóstwo cennego czasu, który można by spożytkować na zwiększanie dochodów. Sprawdza się tu powiedzenie, że czas to pieniądz.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Ale zyskany czas i zmniejszenie kosztów to nie jedyna zaleta zlecenia utylizacji profesjonalnej firmie. Oddając dokumenty w ręce takiej firmy, mamy pewność, że zrobi to zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych (Dz. u. z 1997 r. NR. 133, poz. 8830) i zgodnie z normą tajności DIN 66399. Takie firmy robią to oczywiście z zachowaniem pełnego utajnienia: transport odbywa się w metalowych pojemnikach, które w naszej obecności są pieczętowane, a ich odbiór udokumentowany. Przewożone są na zamknięty i monitorowany teren, gdzie są utylizowane w profesjonalnych, certyfikowanych niszczarkach, tnących papier na milimetrowe ścinki; na koniec sporządzany jest oczywiście protokół zniszczenia. Każda taka firma oferuje też przewiezienie i zniszczenie dokumentów w obecności naszej lub wydelegowanego przez nas pracownika, lub nagranie całego procesu. Oferta często jest dostosowywana do indywidualnych wymogów, warto więc zwrócić się do takich firm jak np. Ago Recykling i zapytać o szczegóły. Takie firmy często zajmują się też utylizacją i niszczeniem nośników danych, takich jak pendrive, płyty czy dyski twarde.