Jak niszczyć firmowe dokumenty?

W każdej firmie konieczne jest bieżące i okresowe pozbywanie się dokumentów. Do tego celu służą niszczarki do papieru. To bardzo różnorodna grupa urządzeń, w której znajdują się tanie modele do codziennego użytku i wyspecjalizowane maszyny zdolne przetwarzać dziesiątki tysięcy kartek dziennie. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze niszczarki, aby spełniała wymagania prawne i dawała użytkownikom komfort obsługi. 

Niszczenie dokumentów jest w biurach procesem permanentnym, który nigdy się nie kończy. Każdego dnia do rozdrobnienia trafia wiele dokumentów – nie tylko kartek papieru. Profesjonalne niszczarki do papieru muszą poradzić sobie z folią, laminowanym papierem, płytami CD i plastikowymi kartami kredytowymi. Trafia do nich także sporo spinaczy i zszywek, na które powinny być odporne.

Bieżące i okresowe niszczenie dokumentów

Powodem szczególnej obfitości papieru do niszczenia są porządki w archiwach firmowych. Każdego roku dziesiątki, a w większych biurach setki teczek z dokumentami należy opróżnić, a następnie wszystkie zadrukowane kartki przepuścić przez niszczarkę. Zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) nie można przechowywać danych osobowych dłużej, niż to jest niezbędne do wykonania czynności, do których dane zostały zgromadzone. Oznacza to, że należy zniszczyć np. dokumenty składane przez osoby aplikujące o pracę niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji. Sterty papieru do przemielenia pojawiają się także wtedy, gdy upływa ustawowy termin przechowywania dokumentów.

Każde biuro wytwarza codziennie pewną liczbę wydruków, które nie nadają się do użycia z powodu błędów, zmian koncepcji, mechanicznych uszkodzeń papieru czy zalania różnymi cieczami. Wadliwych dokumentów nie można wyrzucić do kosza, bo zawierają poufne dane, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce. Dlatego trafiają do niszczarek. Nie może to być pierwsza lepsza niszczarka – przy dokumentach poufnych konieczne jest użycie niszczarki zgodnej z europejskimi normami.

Niszczenie dokumentów zgodnie z normą DIN 66399

Norma DIN 66399 zawiera powszechnie respektowane wytyczne odnośnie do niszczenia dokumentów. Wyróżnia się siedem poziomów bezpieczeństwa:

• P-1 – szerokość ścinka ≤ 12 mm, a powierzchnia ≤ 2000 mm²: dotyczy mało ważnych dokumentów,
• P-2 – szerokość ścinka ≤ 6 mm, powierzchnia ≤ 800 mm²: niszczenie korespondencji wewnętrznej,
• P-3 – szerokość ścinka ≤ 2 mm, powierzchnia ≤ 320 mm²: niszczenie dokumentów poufnych,
• P-4 – szerokość ścinka 6 mm, powierzchnia ≤ 160 mm²: niszczenie dokumentów szczególnie poufnych,
• P-5 – szerokość ścinka 2 mm ≤ 30 mm²: niszczenie dokumentów z tajnymi informacjami,
• P-6 – szerokość ścinka ≤ 1 mm, ≤ 10 mm²: niszczenie dokumentów ze szczególnie tajnymi informacjami,
• P-7 – szerokość ścinka ≤ 1 mm, ≤ 5 mm²: niszczenie dokumentów ze ściśle tajnymi informacjami.

Ekspert firmy DKS, oferującej urządzenia biurowe zwraca uwagę na fakt, że prawo nie reguluje zakupu określonego typu niszczarek: – Ustawodawca niczego nie narzuca, lecz kara za złamanie przepisów o ochronie danych osobowych może sięgnąć nawet do 4 proc. całkowitego obrotu firmy za poprzedni rok. W tej sytuacji rozsądnym wyborem będzie niszczarka zdolna zapewnić minimum 3 poziom bezpieczeństwa. Przepuszczone przez nią dokumenty nie dadzą się już złożyć w całość.

Dopuszczalne jest spalenie, a nawet kompostowanie papierowych dokumentów. Jednak nie są to sposoby warte polecenia. Najszybciej i najbezpieczniej działają niszczarki.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze niszczarki?

Niszczarka powinna mieć wydajny mechanizm rozdrabniający oraz funkcje zabezpieczające przed urazami i zablokowaniem mechanizmu tnącego: automatyczne wyłączanie się po wyjęciu pojemnika i po zdjęciu głowicy, automatyczny start/stop, rewers do cofania zaciętego papieru. 

Bardzo użyteczny jest też pojemny (kilkanaście litrów) kosz na ścinki. Dzięki temu można ograniczyć częstotliwość oczyszczania, a w efekcie obniżyć ryzyko urazów, a za to podnieść komfort eksploatacji. 

Ważną cechą jest też sposób rozdrabniania papieru. Prostsze niszczarki rozcinają kartki wyłącznie na paski. Bardziej zaawansowane modele tną paski w poprzek, zamieniając je w niemożliwe do identyfikacji confetti. Bardzo ważne jest też to, ile kartek jednocześnie można włożyć do niszczarki – im jest ich więcej, tym lepiej.

Jakie środki bezpieczeństwa należy zachować przy niszczeniu dokumentów?

Niszczenie dużej partii dokumentów jest procesem wieloetapowym. Zaczyna się od wybrania odpowiednich teczek w archiwum. Następnie należy je posortować i – jeżeli będą przewożone – zapakować i zabezpieczyć dokumenty tak, aby nie mogło dojść do przypadkowego rozsypania i zagubienia lub celowego wykradzenia. Fizyczne niszczenie powinny przeprowadzić wyznaczone do tego celu osoby. 

Niszczarki do papieru są niezbędne do bieżącej utylizacji dokumentów. Jeżeli w grę wchodzą tysiące czy dziesiątki tysięcy kartek, należy kupić dużą, wysokowydajną niszczarkę albo zamówić profesjonalną usługę niszczenia dokumentów.