Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Każda firma, niezależnie od tego czy jest mała, czy duża, jest zobowiązania do prowadzenia księgowości. W przypadku małych firm księgowość można prowadzić samodzielnie – zwłaszcza jeśli jest to tzw. mała księgowość, czyli książka przychodów i rozchodów. Jest to jednak proces żmudny i choć zwykle nieskomplikowany, lepiej powierzyć tę kwestię specjalistom. Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Samodzielne prowadzenie księgowości w małej firmie

Niezależnie od tego, czy księgowość będzie prowadzona samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe, niezbędne jest wskazanie, gdzie będą znajdowały się wszystkie dokumenty finansowe. Dlatego jeśli przedsiębiorca chce prowadzić rozliczenia samodzielnie, musi w formularzu rejestracyjnym CEIDG-1 wpisać dane swojej firmy. Jeśli podmiot prowadzący dokumentację się zmieni, dokonanie aktualizacji jest bezpłatne – należy jednak pamiętać, że konieczne jest uzupełnienie tych danych w terminie 7 dni od momentu przejęcia dokumentacji przez biuro rachunkowe.

Do samodzielnego prowadzenia księgowości niezbędny będzie program księgowy. Małe firmy zwykle decydują się na jedną z dwóch form opodatkowania: książkę przychodów i rozchodów lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Tak zwana mała księgowość nie jest skomplikowana, choć wymaga od przedsiębiorcy samodyscypliny oraz konieczności przestrzegania ustawowych terminów. W przypadku KPiR podatek dochodowy wyliczany jest na podstawie dowodów księgowych, czyli faktur i rachunków. W ewidencji przychodów rejestruje się przychody i na ich podstawie oblicza się wysokość podatku.

Przedsiębiorcy są również zobligowani do prowadzenia rejestrów VAT (jeśli są zarejestrowani), wypełniania i składania deklaracji podatkowych, dokonywania rozliczeń z ZUS oraz ewidencji przebiegu pojazdu, wyposażenia lub środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Muszą również przechowywać dokumenty księgowe przez okres co najmniej 5 lat od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne za dany rok podatkowy. Oczywiście nie należy zapominać o znajomości przepisów, a także dostosowania rozliczeń do zmian podatkowych.

Prowadzenie księgowości małej firmy przez biuro rachunkowe

Za samodzielnym prowadzeniem księgowości zwykle przemawiają finanse – przedsiębiorcy chcą zaoszczędzić na prowadzeniu księgowości. Jednak czy jest to faktycznie opłacalne? Na dokonanie rozliczeń i wpisów niezbędny jest czas, który można poświęcić na realizowanie zadań związanych z działalnością, które przyniosą zysk. Poza tym niedotrzymanie terminów lub pomyłki w rozliczeniach mogą kosztować – co ostatecznie nie przełoży się na oszczędności, a na straty finansowe.

Nie trzeba zatrudniać księgowej, by nie martwić się prowadzeniem księgowości. Wystarczy skorzystać z usług zewnętrznego biura rachunkowego, które przejmie na siebie odpowiedzialność za prawidłowe rozliczanie oraz przechowywanie dokumentów. Jest o tyle korzystne rozwiązanie, że firmy zewnętrzne, takie jak biuro rachunkowe MAYA zajmujące się rozliczeniami firm z województwa wielkopolskiego, oferują własne aplikacje zapewniające nieograniczony dostęp do danych, pozwalające opisywać oraz przesyłać dokumenty. Jednocześnie przedsiębiorca ma wgląd do comiesięcznych rozliczeń z zakresu PIT, VAT, a także podsumowań i szczegółów rozrachunków.

Usługa nic nie kosztuje, a więc nie ponosi się z tego tytułu dodatkowych kosztów. Dokumenty można przesyłać błyskawicznie, o każdej porze dnia, a jednocześnie można skupić się na działaniach, które przynoszą firmie zyski. Co więcej, aplikacja działa również na urządzeniach mobilnych, dlatego nie potrzeba dostępu do komputera. Wystarczy smartfon, by z pomocą specjalistów móc swobodnie prowadzić księgowość w małej firmie.