Jak prowadzić obsługę kadrowo-płacową w firmie?

Obsługa kadrowo-płacowa jest koniecznym elementem działalności każdej firmy. Jej sprawności i efektywność w znacznym stopniu wpływa na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Działy kadr i płac większości firm zatrudniają wielu pracownikowi. Jest to kosztowne obciążenie budżetu przedsiębiorstwa, wynikające nie tylko z wynagrodzeń, ale również utrzymywania stanowisk pracy. Dlatego warto zastanowić się, jak prowadzić obsługę kadrowo-płacową w firmie i czy dobrym rozwiązaniem jest jej outsourcing.

 „Outsourcing kadrowo-płacowy jest usługą polegającą na wydzieleniu poza firmę lub organizację usług związanych z administracją kadr oraz naliczaniem płac. Dzięki temu przedsiębiorca może zmniejszyć zatrudnienie w firmie, a tym samym obniżyć jej koszty stałe. Decydując się na outsourcing kadrowo-płacowy – wyjaśnia przedstawicielka biura księgowego Liczydło – właściciel firmy przesuwa odpowiedzialność za poprawną obsługę kadr i płac na kancelarię, która się tej usługi podjęła. Stanowi to dla przedsiębiorcy dużą wygodę oraz daje poczucie bezpieczeństwa”.

Jakie korzyści przynosi outsourcing kadr i płac?

Wyspecjalizowane biura rachunkowe podejmując się obsługi kadrowo-płacowej, gwarantują poprawność oraz terminowość zobowiązań. Przejmują od przedsiębiorcy wszystkie sprawy związane z wynagrodzeniami, urlopami, zwolnieniami, podatkami oraz wszystkimi innymi kwestiami dotyczącymi obowiązków działów kadr i płac. Zapewniają staranne prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej oraz kompetentną i sprawną pomoc w dogodnym dla firmy zakresie. Biorą odpowiedzialność za poprawne prowadzenie spraw kadrowo-płacowych i reprezentują firmę w kontaktach ze stosownymi urzędami państwowymi, a przede wszystkim ZUS.

Jakie zobowiązania kadrowo-płacowe przejmują na siebie biura rachunkowe?

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na outsourcing usług kadrowych i płacowych, mogą oczekiwać od biur rachunkowych kompleksowej obsługi. W jej ramach doświadczeni pracownicy podejmują się następujących zobowiązań:

•      Naliczania składek oraz sporządzania i przekazywania deklaracji do ZUS-u.

•      Dokonywania zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego na podstawie otrzymanych od przedsiębiorcy informacji w przypadku powstania, zmiany i ustania obowiązku ubezpieczeniowego.

•      Sporządzania list płac, prowadzenia kartotek wynagrodzeń pracowników i rozliczania podatku dochodowego pracowników.

•      Obliczania wysokości wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz innych ekwiwalentów.

•      Sporządzenia i przekazania w imieniu przedsiębiorcy miesięcznych deklaracji podatkowych (PIT-4) do właściwych urzędów.

•      Przygotowywania informacji dla pracowników o wszystkich składowych wynagrodzenia.

•      Sporządzania rocznych informacji podatkowych pracowników zatrudnionych oraz osób, z którymi zawarto umowę zlecenia i umowę o dzieło. 

Obsługa kadrowo-płacowa przez zewnętrzne biura rachunkowe to wygodna i bezpieczna forma wypełniania zobowiązań przedsiębiorcy w stosunku do urzędów oraz dobry sposób na utrzymywanie dokumentacji firmy w należytym porządku.