Jak utylizować dokumenty firmowe zgodnie z RODO?

Dokumenty firmowe bez względu na profil działalności przedsiębiorstwa zawierają liczne dane, które w większości przypadków są poufne i nie powinny dostać się w niepowołane ręce, ponieważ mogą zawierać dane finansowe firmy, dane osobowe klientów oraz pracowników, czy wiedzę know-how. Dlatego wprowadzono RODO, które ma za zadanie chronić dane. Przepisy te wymuszają również na firmach odpowiedni sposób utylizacji dokumentacji. Jaki?

RODO a utylizacja dokumentów

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych w ścisły sposób określa to, jak firmy powinny utylizować niepotrzebne już dokumenty. Według ustawy RODO utylizacja dokumentów to proces polegający na całkowitym i fizycznym zniszczeniu nośnika danych. Przy czym zniszczenie musi być nieodwracalne i uniemożliwiające ponowne odtworzenie i odczytanie danych. Jako nośnik danych rozumie się tutaj zarówno papier, jak elektroniczne urządzenia oraz pamięć zewnętrzna, jak popularny pendrive. W przypadku danych znajdujących się na nośnikach elektronicznych, utylizacja to nie tylko usunięcie plików z dokumentami, ale całkowite zniszczenie nośnika. Dlatego jeśli chcemy prawidłowo zniszczyć dokumenty, to warto skorzystać z usług profesjonalistów, takich jak Strefa Surowców Wtórnych zajmująca się kompleksowym niszczeniem oraz utylizacją dokumentacji firmowej.

Niszczarka jako podstawowe narzędzie utylizacji dokumentów firmowych

Niewielkie biura oraz gospodarstwa domowe mogą dokonywać utylizacji poufnej dokumentacji na bieżąco. W tym celu doskonale sprawdzi się niszczarka do dokumentów. Jest to urządzenie proste w obsłudze oraz o niewielkich rozmiarach. Można je z powodzeniem wykorzystać do niszczenia poufnych notatek, błędnie wypełnionych dokumentów, czy faktur, które produkujemy podczas codziennej pracy. Należy jednak podkreślić, że to rozwiązanie sprawdza się tylko w przypadku, gdy tych papierowych dokumentów nie jest wiele. Masowe niszczenie poufnych danych przy pomocy biurowej niszczarki będzie nieefektywne oraz bardzo czasochłonne.              

Profesjonalne usługi niszczenia dokumentów

W przypadku dużych firm i chęci utylizacji poufnej dokumentacji zgodnie z przepisami RODO najlepszym rozwiązaniem wydaje się być skorzystanie z usług niszczenia dokumentów. Firmy specjalizujące się w tej dziedzinie posiadają odpowiednie zaplecze techniczne, które pozwala w krótkim czasie i zgodnie z przepisami zutylizować nawet duże ilości dokumentacji. Dzięki takim usługom zyskujemy pewność, że dane firmy nie dostaną się w niepowołane ręce, a odpady powstałe podczas niszczenia dokumentów zostaną również odpowiednio zagospodarowane.