Jak znaleźć niedrogie biuro na wynajem?

Wynajęcie biura „nie za wszystkie pieniądze”, wymaga odpowiedniej strategii. Warto cenowo porównać oferty, lecz także zastanowić się nad specyfiką własnej branży oraz celami, jakie stawiamy sobie w aktualnym momencie biznesowego rozwoju. Może się bowiem okazać, że formalnie najtańsza propozycja, wcale nie jest najlepsza. Biuro stanowi inwestycję, która powinna przynieść firmie określone zyski.

Dlaczego szukamy, czyli czemu służyć ma biuro?

Pierwszym warunkiem, aby obniżyć koszty wynajmu, to poszukanie obiektu precyzyjnie dostosowanego do potrzeb i możliwości. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania:

• Jakim budżetem dysponuję?
• Ilu pracowników chcę zatrudnić?
• Jaka lokalizacja mnie interesuje?
• Na jak długo i na jakich warunkach chcę podpisać umowę?
• Jakiego przystosowania wymaga lokal?

Jeżeli ktoś dopiero zaczyna działalność gospodarczą, zakłada firmę jednoosobową, potrzebuje firmowego adresu i niewielkiej przestrzeni do pracy, odpowiednie i tanie może okazać się wynajęcie biurka w biurze coworkingowym. Kolejną możliwością jest wynajęcie mieszkania na działalność biurową, zwykle koszty są mniejsze niż w przypadku wynajęcia typowych pomieszczeń biurowych. Jednak dla przedsiębiorcy najkorzystniejsze może okazać się podpisanie umowy wynajmu biur, magazynów lub hal użytkowych dostosowanych do konkretnych potrzeb firmy. Taniej jest wynająć odpowiednie pomieszczenia, niż wstrzymywać produkcję z powodów trudności lokalowych lub z powodu kolejnej przeprowadzki.

Oferujemy dzierżawę hal produkcyjnych, magazynowych, budynków biurowych, socjalnych i użytkowych oraz gruntów inwestycyjnych – stwierdza przedstawiciel firmy POLONTEX S.A. w Częstochowie. – Dysponujemy także lokalem przeznaczonym na sympozja, szkolenia, targi czy warsztaty, także przedstawienia teatralne. Nasza oferta jest naprawdę szeroka, dodatkowo pomagamy w załatwianiu formalności i wielu spraw potrzebnych przy zakładaniu firmy.

Ergonomia biura, czyli dodatkowe zyski

Wynajęcie lokalu jest ważne, ale nie wystarczy do tego, by dało się w nim pracować. Trzeba go jeszcze urządzić w sposób egronomiczny, czyli taki, który uwzględnia psychofizyczne potrzeby człowieka. Wówczas praca nie powoduje przykrych dolegliwości fizycznych, takich jak bóle pleców czy zmęczone oczy. Co to daje? Pracownicy funkcjonują w sposób bardziej wydajny i kreatywny. Należy zatem zadbać o:

• meble umożliwiające zdrową pozycję ciała,
• odpowiednie oświetlenie, tak sztuczne jak i naturalne,
• wydzielenie przestrzeni bardziej formalnych, sprzyjających skupieniu i intensywnej pracy oraz mniej formalnych, umożliwiających twórcze spotkania współpracowników, wspólne wypicie kawy i wymianę doświadczeń.

Ważnym elementem aranżacji biurowego wnętrza, są odpowiednio dobrane tkaniny – firany, zasłony, tkaniny użyte do przenośnych przepierzeń, umożliwiających wydzielenie przestrzeni potrzebnej do pracy w danym momencie.

Na co warto zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy najmu?

Wynajęcie lokalu (pojedynczego lub całego zaplecza biurowego) wymaga załatwienia szeregu formalności. Na co powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, podpisując umowę najmu?:

• odpowiednie dane obydwu stron,
• precyzyjne określenie, co jest przedmiotem umowy najmu,
• określenia czasu trwania umowy,
• wysokość czynszu,
• określenie kosztów eksploatacji,
• wysokość kaucji, jaką najemca ma uiścić,
• kwestię ubezpieczenia.

Prawidłowo skonstruowana umowa najmu chroni przed przykrymi niespodziankami finansowymi i pozwala realistycznie obliczyć koszty funkcjonowania firmy.