Jak zorganizować dobre stanowisko eventowe?

Podczas eventu lub targów liczy się nie tylko dobra prezencja i wyróżnienie się na tle innych wystawców, ale także właściwa organizacja samego miejsca pokazowego. Trzeba zadbać o  dobry plan i pomyśleć o tym, jak ma wyglądać przestrzeń wystawiennicza, bo to właśnie do niej będą przybywać zainteresowani. O czym warto zatem szczególnie pamiętać? Jak zorganizować atrakcyjne stanowisko?

Określ budżet

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest ustalenie, jaką kwotą na organizację stanowiska się dysponuje. Inna stawka będzie obowiązywać w przypadku organizacji charytatywnej, pozarządowej lub uczelni, a inna w przypadku korporacji.

Widełki cenowe za dane stoisko eventowe, mogą wynosić od kilkuset złotych do nawet kilkunastu tysięcy. Trudno zatem określić jedną spójną wersję w tym zakresie. Jeśli zależy Ci na optymalizacji kosztów, to bardzo opłacalną opcją będzie wypożyczenie mebli targowych, a nie ich zakup. Jest to korzystne zwłaszcza wtedy, gdy wystawiasz się na przykład raz w roku.

Poza tym trzeba też uwzględnić to, jaką formę przybiera dane wydarzenie – będzie plenerowe, kameralne, a może na wielką skalę? Z im większym rozmachem tworzone jest samo wydarzenie, tym bardziej okazałe powinno być dane stoisko wystawiennicze. Jeśli będzie zbyt małe w stosunku do charakteru eventu, to może zwracać na siebie za małą uwagę.

Co będzie przedstawiane na danym stanowisku?

Każda przestrzeń wystawiennicza, niezależnie od jej skali i typu, ma jakieś ważne punkty programu, które trzeba wymyślić wcześniej. Trzeba więc zastanowić się nad tym, co będzie robione lub prezentowane w danej przestrzeni.

Czy przedstawiciele firmy będą po prostu stać przy stole i zachęcać do rozmowy zainteresowanych odbiorców? Czy będą prezentowane przykładowe rozwiązania technologiczne? Czy planowana jest sprzedaż produktów podczas eventu?

Dobrze jest opracować spójny i atrakcyjny plan, w zależności od tego, jaki czas jest przewidziany na wydarzenie. Na przykład wielogodzinne rozmowy przy stole mogą znużyć wystawców i pozbawić ich energii do działania, co będzie skutkować tym, że po południu stoisko będzie cieszyć się mniejszym zainteresowaniem. Jeśli natomiast będą podejmowane jakieś aktywności, to nie ma aż takiego ryzyka.

Odpowiednie zorganizowanie stoiska eventowego

Liczy się także dobra organizacja przestrzeni na danym stoisku. Warto zadbać o miejsca siedzące dla odwiedzających, tak aby zechcieli pobyć przy nim przez dłuższy czas. Równie ważne będą: przestrzeń do relaksu, do prezentacji produktu, do rozkładania folderów i ulotek.

Na przykład wypożyczalnia mebli MebloStrefa oferuje różnego rodzaju elementy wyposażenia eventowego, w tym stoły i stoliki, sofy, pufy, krzesła.

Wszystkie wpiszą się w planowaną przestrzeń stoiskową, niezależnie od jej wielkości i charakteru.