Jak zorganizować konferencję biznesową?

Przygotowanie konferencji biznesowej wiąże się z uwzględnieniem różnych czynników. Te z kolei zależą od budżetu, jaki można przeznaczyć na ten cel. Konferencja odbędzie się bez niespodzianek jeśli organizację zaczniemy od stworzenia rzetelnego planu, który zrealizujemy krok po kroku. W tym artykule przeczytasz, co należy uwzględnić w takim planie, na co trzeba uważać i czego nie można zapomnieć.

Określenie rodzaju spotkania

Jeśli wiemy, jaki budżet jest przeznaczony na konferencję, powinniśmy stworzyć jej ogólną koncepcję. To pozwoli dookreślić nasze potrzeby w kolejnych działaniach. Zupełnie innych rozwiązań będziemy potrzebowali w przypadku kameralnej imprezy niż prestiżowego bankietu. Konferencja dla pracowników własnej działalności powinna być co najmniej na poziomie odpowiadającym standardom firmy. Natomiast przy spotkaniach biznesowych, które uwzględniają potencjalnych współpracowników z różnych stron świata, chcemy zaprezentować się od jak najlepszej strony.  Kolejną kwestią, która z tym się wiąże, jest liczba gości. Im dokładniej ją ustalimy, tym łatwiej poradzimy sobie ze znalezieniem miejsca na odpowiednim poziomie, które pomieści wybraną liczbę osób.

Wybór sali konferencyjnej

Jest to jeden z najważniejszych punktów udanej konferencji. Lokalizacja nie powinna stwarzać problemów w identyfikacji czy dojeździe. Miejsce musi także uwzględniać parking dla gości. Niektóre hotele posiadają swoje sale konferencyjne, co rozwiązuje problemy związane z noclegiem. W prestiżowej lokalizacji, jak np. hotel nad morzem goście mogą jednocześnie pracować i korzystać z okolicznych atrakcji wypoczynkowych, a także spędzać czas na basenie, siłowni czy w strefie SPA. Niektóre sale umożliwiają swobodne dopasowanie powierzchni np. przez system mobilnych ścianek działowych. Przed wynajmem sprawdźmy także, czy klimatyzacja działa poprawnie. Równie ważne co sama sala jest jej wyposażenie. Konferencje biznesowe potrzebują określonej ilości miejsc siedzących i wygodnych stolików. Niezbędny jest dobry projektor, wysokiej jakości nagłośnienie i oczywiście szybkie łącze internetowe. Warto dopytać o możliwość wynajęcia określonych sprzętów.

Napoje i posiłki

Długie spotkania biznesowe mogą wymagać przerwy na kawę lub nawet pełnego obiadu. Jeśli wynajem nie jest połączony z możliwością zamówienia usług gastronomicznych, możemy skorzystać z zewnętrznej firmy cateringowej. Pamiętajmy jednak, że nie każda sala konferencyjna będzie wygodna do spożywania posiłków. W tym przypadku także najlepiej sprawdzają się hotele, ponieważ często na terenie budynku lub w niedalekim sąsiedztwie znajduje się restauracja.

Pracownik Hotelu „Orle” w Gdańsku mówi: Można zamówić określone napoje lub po prostu zarezerwować miejsca w restauracji na wybraną godzinę. Dłuższa konferencja i daleka podróż gości do domu z pewnością zwiększy ich chęć jedzenia. Brak możliwości zjedzenia na miejscu może być odczytane jako zachowanie niekulturalne.

Istotne szczegóły

Niektóre konferencje wymagają przygotowania ulotek, folderów, prezentacji multimedialnych i innych pomocy. Warto zająć się tym wcześniej, bo jeśli zawrócimy głowę organizacją, może się okazać, że sami nie będziemy przygotowani na spotkanie. Konferencja przeprowadzona dla większej liczby osób często potrzebuje dodatkowego personelu, który poustawia meble, podłączy sprzęt, policzy przybyłych gości i zajmie się obsługą szatni. Samodzielnie nie jesteśmy wykonać wszystkich czynności. Podczas zapraszania poszczególnych gości warto dowiedzieć się, czy nie mają oni jakichś określonych wymagań np. związanych ze zdrowiem. Osoba na wózku inwalidzkim będzie chciała bez problemu wjechać do obiektu i mieszkać na parterze. Natomiast ci, którzy przestrzegają ścisłej diety, zapewne nie zjedzą najczęściej wybieranych posiłków. Dobrze zorganizowana konferencja zaowocuje pochlebnymi opiniami, co może pozytywie odbić się na naszym wizerunku, kontaktach biznesowych i dalszej karierze.