Kiedy przekazywać dokumentację do archiwum?

Stosy piętrzących się dokumentów to zmora nie tylko urzędów i instytucji publicznych, ale także prywatnych biur oraz firm. Faktury, akta osobowe, umowy, kontrakty to tylko niektóre z nich. Najlepszym sposobem, aby się z nimi uporać, jest ich odpowiednie archiwizowanie. Poniżej wyjaśniamy, kiedy warto zdecydować się na przekazanie dokumentów do archiwum zewnętrznego.

Przekazanie dokumentacji do archiwum – kiedy jest to dobrym pomysłem?

Jeżeli prowadzisz firmę, na pewno zdążyłeś się przekonać, że twoja dokumentacja to tysiące papierowych stron. Wiesz też, że część z nich nie jest ci do niczego potrzebna, a mimo to musisz je przechowywać, gdyż wymagają tego przepisy.

Właśnie w takiej sytuacji najlepszym wyjściem z sytuacji jest przekazanie dokumentów do archiwum. Zanim to zrobisz, podziel je na kategorie i dokładnie przemyśl, których z nich nie musisz mieć na co dzień po ręką. Co zyskasz, kiedy oddasz akta, rachunki, umowy i firmowe faktury do archiwum?

• Więcej miejsca – z półek, szuflad i regałów zniknie sporo teczek i segregatorów.

• Wygodny dostęp do dokumentacji – zewnętrzne archiwa są zarządzane i tworzone przez profesjonalistów. Dlatego po przekazaniu do takiego miejsca swoich dokumentów, zostaną ci one błyskawicznie udostępnione tylko wtedy, kiedy będą ci potrzebne.

Taka archiwizacja polega nie tylko na przechowywaniu dokumentów w specjalnej składnicy. Są one także ewidencjonowane elektronicznie, co sprawia, że dostęp do nich jest jeszcze łatwiejszy. Tego typu usługi związane z zarówno przechowywaniem i ewidencjonowaniem dokumentów, świadczy między innymi firma Document Eco Logistic.

W jaki sposób przechowuje się archiwizowane dokumenty?

Zewnętrzne archiwum jest znacznie lepiej zorganizowane niż te, które zostało zaaranżowane w firmowym biurze. Profesjonalni archiwiści czuwają nad każdym detalem podczas porządkowania i przechowywania dokumentów.

Zostają one na początku posegregowane – w tym czasie specjaliści oceniają, które z nich nie muszą być archiwizowane. Niektóre z nich można zniszczyć, gdyż przepisy nie przewidują konieczności ich przechowywania.

Następnie dokumentacja zostaje odpowiednio zabezpieczona. Zostają to tego wykorzystane specjalne pudła, kartony oraz teczki. Dzięki temu nie ma szans, aby papier zniszczył się lub spleśniał pod wpływem wilgoci. Wpływają na to również warunki panujące w takim pomieszczeniu – jest tam sucho oraz dba się tam o utrzymywanie stałej temperatury.

 Archiwum zewnętrzne ma też szereg solidnych i nowoczesnych zabezpieczeń. Gwarantuje to, że przechowywane tam akta nie wpadną w niepowołane ręce.