Księgowość zewnętrzna. Kiedy to się opłaca?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swej wielkości czy profilu działalności, musi prowadzić księgowość To samo dotyczy takich form działalności publicznej, jak fundacje czy stowarzyszenia. Jednocześnie prawo podatkowe daje podmiotom gospodarczym i organizacjom dużą dowolność w wyborze sposobu prowadzenia ksiąg – pozwala m.in. zatrudnić do tego zadania zewnętrzne biuro rachunkowe. Czy to się opłaca?

Księgowość dla małych przedsiębiorców

Z usług zewnętrznych biur rachunkowych, takich jak Biuro Usług Księgowych Duet korzystają przede wszystkim niewielkie przedsiębiorstwa – jednoosobowe działalności gospodarcze, małe oraz średnie firmy. Jest to dla nich ogromne ułatwienie pracy. Dlaczego? Przede wszystkim pozwala zaoszczędzić czas. Nawet w formie uproszczonej, księgowość wymaga poświęcenia jej odpowiednio dużo uwagi – zapisywanie historii finansowej firmy może być zajęciem bardzo żmudnym i absorbującym. Godziny spędzone nad obliczaniem kwot podatków to czas, którego nie możemy poświęcić na inne zajęcia, związane z rozwijaniem firmy czy chociażby porządnym odpoczynkiem. Praktyką niektórych pracodawców jest powierzanie zadania uzupełniania dokumentacji księgowej pracownikom, jednak problem pozostaje ten sam – strata czasu, który można z dużo lepszym zyskiem wykorzystać, pracując. To wiąże się z kolejną korzyścią płynącą z posiadania księgowości zewnętrznej – czyli minimalizowanie kosztów. Zgodnie z dobrze znaną maksymą „czas to pieniądz”, zajmowanie się księgowością firmy osobiście kosztem czasu pracy może przyczyniać się do obniżenia obrotów. Wielu początkujących przedsiębiorców zaczynających jednoosobową działalność gospodarczą wychodzi z założenia, że jeśli zajmą się sami swoimi księgami, zaoszczędzą w ten sposób pieniądze. Efekt często bywa odwrotny, bowiem koszty usług biur rachunkowych są dużo niższe, niż potencjalne straty związane z poświęcaniem siły i czasu na prowadzenie rachunków. Do tego należy doliczyć fakt, że do prowadzenia księgowości potrzebna jest wiedza na temat ordynacji podatkowej, a także znajomość narzędzi księgowych. Profesjonalni księgowi w ramach swojej pracy na bieżąco uaktualniają wiedzę na temat przepisów (a te zmieniają się praktycznie każdego roku), dlatego są w stanie zająć się powierzonymi im księgami w sposób rzetelny i – przede wszystkim – bezpieczny dla firmy. Z drugiej strony ustawiczne dokształcanie się w temacie rachunków również wymaga czasu, którego przedsiębiorca potrzebuje, by zajmować się swoją działalnością.

Kiedy opłaca się skorzystać z usług biura rachunkowego?

Outsourcing księgowości to w dzisiejszych czasach standardowa usługa, z której korzystają podmioty gospodarcze – od prywatnych przedsiębiorstw, przez osoby samozatrudnione, kończąc na wszelkiego rodzaju organizacjach pozarządowych. Kiedy opłaca się skorzystać z takiego rozwiązania?

• Kiedy chcesz poświęcić swój czas firmie – jak wspomnieliśmy, korzystając z usług biur rachunkowych możliwe jest znacznie efektywniejsze spożytkowanie dostępnego czasu i praca nad rozwojem działalności. To z kolei przekłada się na lepsze wyniki finansowe.
• Kiedy chcesz uniknąć problemów z prawem – nawet niewielkie błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych mogą mieć bardzo poważne konsekwencje prawne i finansowe. Powierzenie ksiąg wykwalifikowanym księgowym jest świetnym zabezpieczeniem przed tego typu sytuacjami – w przypadku ewentualnych nieścisłości biuro rachunkowe bierze za nie odpowiedzialność i reprezentuje klienta przed ZUS czy US.
• Kiedy nie chcesz zatrudniać własnego księgowego – opcja ta jest zarezerwowana w praktyce wyłącznie dla bardzo dużych przedsiębiorstw, które dzięki swoim dochodom są w stanie pokryć koszty zatrudnienia specjalisty (wynagrodzenie, składki, ubezpieczenie). Zlecenie prowadzenia ksiąg zewnętrznemu biuru rachunkowemu jest dużo przystępniejsze pod względem finansowym, ponieważ uiszczana jest opłata wyłącznie za wykonaną usługę. Wydatek ten jest wielokrotnie mniejszy, niż koszty zatrudnienia.
• Kiedy potrzebujesz doradztwa – poza standardową obsługą finansów firmy, wiele biur rachunkowych oferuje swoim klientom doradztwo podatkowe. To ważne, ponieważ w gąszczu przepisów bardzo łatwo się pogubić. Znając sytuację firmy, księgowi są w stanie zaproponować najkorzystniejsze rozwiązania dla poprawy jej efektywności finansowej.

Podsumowując – zewnętrzna księgowość to rozwiązanie opłacalne w bardzo wielu sytuacjach. Warto się na nią zdecydować kiedy dopiero zaczynamy działalność, nie mamy doświadczenia w zarządzaniu firmą i chcemy skupić wszystkie siły na rozwijaniu jej – zdobywaniu klientów, marketingu etc. – bez tracenia czasu na kontrolę finansów.