Likwidacja działalności gospodarczej krok po kroku

Likwidacja działalności gospodarczej jest procesem wieloetapowym i wymaga dopełnienia formalności związanych z wykreśleniem działalności z CEIDG, ZUS oraz US. Dopełnienie czynności formalnych musi nastąpić w terminie 7 dni od zaprzestania prowadzenia działalności. Jak krok po kroku przejść proces likwidacji działalności gospodarczej? Eksperci podpowiadają.

Wbrew pozorom zlikwidowanie działalności nie jest skomplikowane – warto jednak wiedzieć, jakich kroków należy dopełnić, aby wszystko odbyło się zgodnie z ustawowymi terminami.

Krok pierwszy – zaplanowanie likwidacji działalności

Na początku warto wspomnieć, że w dniu likwidacji działalności gospodarczej firma nie może zatrudniać pracowników – dlatego odpowiednio wcześniej należy zaplanować wypowiedzenia. Co prawda przedsiębiorca ma możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia z trzech miesięcy do jednego, jednak konieczne jest wówczas wypłacenie pracownikom odszkodowań. Należy również odpowiednio wcześniej wypowiedzieć umowy zawarte z innymi podmiotami. Do likwidacji działalności gospodarczej dobrze jest się wcześniej przygotować – a dopiero potem zacząć podejmować kroki związane z wyrejestrowaniem firmy z urzędów i instytucji. Jeśli nie jesteśmy pewni, w jaki sposób przeprowadzić likwidację możemy skorzystać z pomocy firm, które oferują doradztwo finansowo-prawne. Specjaliści pomogą nam przejść przez proces likwidacyjny nawet w sytuacji, kiedy będzie ona dość skomplikowana.

Krok drugi – wyrejestrowanie firmy z bazy CEIDG

W pierwszej kolejności należy złożyć wniosek CEIDG-1, informujący o zamknięciu działalności gospodarczej. Można to zrobić na kilka sposobów: osobiście w urzędzie miasta lub gminy (nie musi to być miejsce prowadzenia działalności – wniosek można złożyć w dowolnym urzędzie), przez internet za pośrednictwem strony ceidg.gov.pl (pod warunkiem, że posiadamy profil zaufany lub podpis certyfikowany) lub pocztą z podpisem poświadczonym notarialnie. Drugi sposób jest najszybszy, a jednocześnie najwygodniejszy – profil zaufany można założyć przez internet logując się do bankowości elektronicznej. Wniosek złożony online jest również najszybciej weryfikowany. Jednocześnie po złożeniu wniosku CEIDG-1 informację o likwidacji firmy otrzymuje ZUS, który sporządza druk ZUS ZWPA, wyrejestrowujący przedsiębiorcę jako płatnika składek.

Należy pamiętać, że pomimo zamknięcia działalności dane o firmie nadal będą znajdować się w bazie CEIDG – zmieni się jedynie status działalności. Złożenie wniosku jest również jednoznaczne z odebraniem numeru REGON. Przy złożeniu wniosku CEIDG-1 urząd skarbowy powiadamiany jest automatycznie, dlatego nie ma konieczności składania dodatkowego wniosku do US. Należy jednak pamiętać o rozliczeniu podatków i zamknięciu księgowości.

Krok trzeci - wyrejestrowanie działalności z ZUS

Pomimo tego, że ZUS otrzymuje informację o zamknięciu działalności konieczne jest złożenie druku ZUS ZWUA oraz ewentualnie ZUS ZCNA – mówi specjalista z Kancelarii Prawno-Ekonomicznej w Warszawie – Pierwszy dotyczy wyrejestrowania z płacenia składek na ubezpieczenia właściciela firmy, osób współpracujących lub pracowników, drugi natomiast ubezpieczonych członków rodziny. Podobnie jak w przypadku wyrejestrowania działalności z CEIDG można przeprowadzić ten proces online, za pośrednictwem PUE ZUS. Wyrejestrowanie z ZUS należy przeprowadzić w ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń.

Krok czwarty – spis z natury oraz wykaz składników majątku

W celu rozliczenia podatku dochodowego konieczne jest przeprowadzenie spisu z natury. Wykaz obejmuje wszelkie składniki majątku, które pozostają w firmie w momencie likwidacji. Są to między innymi: wyposażenie, środki trwałe, towary handlowe, materiały i surowce, a także wyroby w toku, gotowe lub odpady. Również osoby nie posiadające żadnych towarów są zobowiązane do przeprowadzenia spisu – wówczas wartość remanentu wynosi zero.

Czynni podatnicy VAT mają również obowiązek sporządzenia remanentu likwidacyjnego, w którym zawierają również środki trwałe lub wyposażenie, od którego w momencie zakupu mieli możliwość odliczenia podatku VAT – niezależnie od tego, czy skorzystali z tego prawa, czy nie. Konieczne jest również złożenie wniosku VAT-Z, który jest informacją o zaprzestaniu wykonywania czynności podatkowych. Dodatkowo należy złożyć ostatnią deklarację VAT obejmującą podatek za okres bieżący oraz obliczony na podstawie danych ze spisu z natury. W celu uniknięcia konieczności opłacenia podatku VAT za przedmioty wykazane w spisie można je sprzedać lub zutylizować – co ma szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku rzeczy, które znacząco straciły na wartości rynkowej (a podstawą do obliczenia podatku jest właśnie cena rynkowa).

O czym warto pamiętać w przypadku likwidacji działalności gospodarczej?

Powyższe kroki dotyczą każdego przedsiębiorcy, który zamyka działalność gospodarczą. Warto jednak pamiętać, że w przypadku posiadania kasy fiskalnej konieczne jest właściwe zakończenie pracy tego urządzenia – dodaje specjalista – Należy złożyć wniosek o dokonanie rozliczenia – pracownik urzędu skarbowego złoży wówczas wizytę, podczas której dokona odczytu z pamięci kasy oraz przygotowuje odpowiedni protokół. Konieczne jest również wydrukowanie dobowego i miesięcznego raportu kasowego oraz złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy. Jeżeli podatnik skorzystał z ulgi na zakup kasy, a od rozpoczęcia ewidencji nie minęły trzy lata jest zobowiązany do zwrócenia ulgi.

Dodatkowo warto pamiętać, że paragony oraz faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty dotyczące pracowników należy przechowywać przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy.

Jeżeli po likwidacji działalności pojawią się opłaty za faktury wystawione jeszcze w czasie prowadzenia działalności należy zaksięgować je tak samo, jak gdyby działalność nie została zamknięta. Dodatkowo, po zamknięciu firmy majątek przedsiębiorstwa staje się majątkiem prywatnym, jednak jeśli nastąpi sprzedaż majątku konieczne będzie uiszczenie podatku dochodowego z tytułu wykonanej transakcji. Dotyczy to sprzedaży w czasie krótszym niż 6 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności gospodarczej.