Metody utylizacji dokumentów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, firmy lub osoby fizyczne, które przechowują czy administrują różnego rodzaju dokumentami z danymi osobowymi mają obowiązek je należycie zabezpieczyć przed udostepnieniem osobom nieupoważnionym i przed przetwarzaniem ich w sposób naruszający ustawę. Przepisy jasno także określają, co powinno się zrobić z dokumentami, które uległy już dezaktualizacji. W takim przypadku podmiot, który je przechowuje, ma obowiązek je zniszczyć lub poddać takiej modyfikacji, która uniemożliwi odtworzenie ich treści. W rezultacie nieaktualne już dokumenty są najczęściej poddawane niszczeniu.

Zadbanie o spełnienie wymogów zapisanych w przepisach prawnych jest bardzo istotne, ponieważ dla firm lub osób, które ich nie przestrzegają, przewidziano konsekwencje prawne w postaci grzywny, a w określonych przypadkach nawet kary ograniczenia lub pozbawienia wolności. W przypadku firm, dbałość o to, żeby dokumenty z danymi osobowymi czy tajemnicami firmowymi nie dostały się w niepowołane ręce jest także istotna ze względu na bezpieczeństwo firmy. Dokumenty, które zawierają dane osobowe pracowników kont i klientów, szczegóły dotyczące zawieranych umów, rozliczenia podatkowe czy wyciągi bankowe z kont, dla osób, które wiedziałyby, jak je wykorzystać dla swoich celów, mogłyby być bardzo cenne.

Dlaczego warto jest zniszczyć wszystkie zdezaktualizowane dokumenty?

W praktyce zdecydowana większość firm chcąc spełnić stawiane przed nimi w przepisach wymagania, decyduje się na zniszczenie zbędnych już dokumentów. Jest to po prostu najbardziej optymalne ze wszystkich rozwiązań. Jedynym wymaganiem, jaki stoi w takim przypadku jest kontrolowanie na bieżąco aktualności przechowywanych w danym momencie dokumentów i śledzenie zmian w przepisach, w których określany jest np. czas przechowywania określonych typów dokumentów. Żeby zniszczyć niepotrzebne już w firmie dokumenty wystarczy jest kupić odpowiednio dobraną do swoich potrzeb niszczarkę.

Jak tłumaczy nasz rozmówca, specjalista ze sklepu z elementami wyposażenia biur Essi: Współcześnie wykorzystywane w firmach niszczarki umożliwiają bardzo skuteczne zutylizowanie wszystkich niepotrzebnych już papierów i dokumentów. Trzeba jednak wiedzieć, że nie każda niszczarka jest taka sama i umożliwia tak samo skuteczne zniszczenie dokumentów. Najważniejszym elementem, na który trzeba zwrócić uwagę dokonując wyboru niszczarki dokumentów jest opisująca ją międzynarodowa norma DIN 32757, według której wyróżnia się aż pięć poziomów bezpieczeństwa niszczarek.

Stopnie bezpieczeństwa niszczarek dokumentów

Stopnie bezpieczeństwa niszczarek dokumentów inaczej są także nazywane stopniami tajności. Każdy stopień określa zalecany cel, w którym można wykorzystywać daną niszczarkę dokumentów oraz wielkość fragmentów papierów, na jakie jest w stanie je zniszczyć. Charakterystyka poszczególnych stopni bezpieczeństwa niszczarek dokumentów wygląda następująco:

• Poziom 1. – Takie niszczarki są przeznaczone do niszczenia dokumentów ogólnego użytku. Arkusze papieru są w nich cięte na paski o szerokości najwyżej 12 mm lub na ścinki o powierzchni do 2000 mm².
• Poziom 2. – Niszczarki przeznaczone do utylizacji firmowych dokumentów wewnętrznych. Papier jest w nich cięty na paski o szerokości mniejszej niż 6 mm lub na ścinki o powierzchni do 800 mm².
• Poziom 3. – Niszczarki o tym poziomie bezpieczeństwa są przeznaczone do utylizacji firmowych dokumentów wewnętrznych. Tną one kartki papieru na paski o szerokości do 2 mm lub na ścinki o powierzchni mniejszej niż 320 mm², szerokości do 4 mm oraz długości maksymalnie 80 mm.
• Poziom 4. – Niszczarki przeznaczone do utylizacji dokumentów tajnych. Tną je na ścinki o powierzchni do 30 mm², szerokości do 2 mm oraz długości mniejszej niż 15 mm.
• Poziom 5. – To już urządzenia przeznaczone do utylizacji dokumentów ściśle tajnych. Powstające na skutek ich użycia ścinki papieru mają powierzchnię mniejszą niż 10 mm², szerokość do 0,8 mm a długość do 13 mm.

Na co jeszcze zawracać uwagę podczas zakupu niszczarki?

Stopień bezpieczeństwa niszczarki to niejedyny element, na który powinno się zwracać uwagę dokonując wyboru niszczarki do biura. Przede wszystkim musimy określić, jak często i jak dużo dokumentów planujemy przy użyciu takiego urządzenia utylizować. Są modele niszczarek, za pomocą których można niszczyć tylko pojedyncze kartki papieru, a są takie, które potrafią niszczyć nawet kilkaset arkuszy papieru na raz.